Yhtiökokouksen paikalla on merkitystä, kun päätetään yhteisistä tärkeistä asioista.
Kokoontuisimmeko perinteiseen tapaan kellarin kerhohuoneella vai suuntaisimmeko sittenkin lähikahvilaan? Taloyhtiömaailmassa valmistaudutaan parhaillaan yhtiökokouskauteen, ja näinä aikoina asialistat täyttyvät painavista aiheista. Siksi kannattaa miettiä tarkasti, millaisessa ympäristössä päätöksenteko sujuu parhaiten.
Kysyimme kiinteistöjuristeilta, millaiset yhtiökokouspaikat ovat jääneet erityisesti heidän mieleensä vuosien varrelta.
Sään armoilla
Pandemian aikana pihamaa on ollut monessa taloyhtiössä luonteva paikka kohtaamiselle. Vaikka ajatus tuntuisi edelleen hyvältä, asiaa kannattaa pohtia uudelleen. Keskittyminen itse asiaan häiriintyy helposti, jos aurinko paahtaa, sade kastelee vaatteet tai liikenteen melu käy hermoille. Ulkotila ei yleensä täytä myöskään teknisiä tarpeita. Lisäksi tunnelmasta saattaa muodostua hieman liiankin rento tai turhan epämuodollinen. Mahtaako istumapaikkojakaan löytyä kaikille?
”Korona-aikaan kokoustimme kesällä eräässä taloyhtiössä taloyhtiön pihalla. Aurinko paistoi suoraan isännöitsijän ja kokouksen puheenjohtajan eli minun naamaani. Tästä syystä oli mahdotonta nähdä mitään tietokoneen näytöltä. Kokous kesti kaiken lisäksi monta tuntia, oli kuuma ja nestehukka vaivasi. Aurinkorasvaakin olisi tarvittu.”
”Eräässä keskinäisessä kiinteistöosakeyhtiössä pidettiin yhtiökokous ulkona pakkasessa. Alle 10 minuutissa kyseisen kokouksen päättymisestä oli jo mitättömyys-/moitekanne käräjäoikeudessa vireillä.”
Tilan lisäksi on syytä kiinnittää huomiota myös kokouksen ajankohtaan. Toisinaan saatetaan törmätä erikoisiin päivä- ja kellonaikavalintoihin. Tämä tietysti herättää kysymyksiä.
”Tila sinällään oli ihan tavanomainen, mutta ajankohta hyvin poikkeuksellinen. Kokous järjestettiin itsenäisyyspäivänä kello 20. Kokouksessa piti päättää isosta remontista, joten mahtoiko ajankohdan tarkoitus olla se, ettei paikalle pääsisi niin paljon osakkaita?”
Jumppatunti ja seurankipeä vierailija
Keskittymisrauha on aivan oleellista, kun valitaan kokoustilaa. Häiritsevä akustiikka tai naapurista kantautuvat äänet eivät ilahduta, etenkin jos tunnelma on valmiiksi stressaantunut asialistalla olevien aiheiden vuoksi.
”Kokoustimme isännöintiyrityksen tilassa ja viereisessä huoneessa oli meneillään liikuntakeskuksen ryhmäliikuntatunti. Sieltä kantautuva jytä peitti alleen kokouksen äänet, ja oli mahdotonta kuulla kenenkään puhetta. Lopulta jouduimme keskeyttämään kokouksen ja siirtymään toiseen paikkaan.”
Eräs kiinteistöjuristi taas kertoo yllättävästä kokouspaikkavalinnasta ja vierailijasta, joka kaipasi seuraa.
”Omalta osaltani mieleenpainuvin yhtiökokous pidettiin vanhainkodissa, jossa eräs vanhempi henkilö rullasi tilaisuuteen rollaattorilla. Hän ei ollut yhtiön osakkeenomistaja, mutta kaipuuta sosiaaliselle kanssakäymiselle oli sitäkin enemmän.”
Kun tila herättää tunteita
Kokouspaikkaa valitessa on viisasta huomioida, että tilan tulee soveltua yhtiökokoukseen. Eräässä tapauksessa, jota selviteltiin oikeudessa asti, taloyhtiö oli päättänyt pitää yhtiökokouksen yhtiön kellaritiloissa sijaitsevassa kuivaushuoneessa. Osakkeenomistaja moitti päätöstä, sillä hänen mielestään vaikea kulkuyhteys kuivaushuoneeseen ei täyttänyt lain edellytyksiä soveliaista tiloista. Korkein oikeus kuitenkin katsoi, että tila oli kulkuyhteytensä puolesta tavanomainen ja kokous näin ollen laillinen.
Kokoustilan on syytä siis olla paitsi käytännöllinen myös neutraali. Siksi kannattaa esimerkiksi huomioida se, onko tilassa merkittäviä uskonnollisia symboleja, joiden vuoksi yksittäinen osakas saattaisi jättää kokouksen väliin.
”Yhtiökokous pidettiin kirkon tiloissa, ei kuitenkaan kirkkosalissa. Kokouspaikka on jäänyt mieleen, koska yksi osakkeenomistajista valitti kokouksen alussa, ettei kokous ole laillinen. Osakkaan mielestä uskonnonvapaus estää yhtiökokousten järjestämistä kirkollisissa tiloissa.”
Joskus paikkavalinta herättää positiivisia tunteita, jotka ovat yllättävässä ristiriidassa todellisuuden kanssa.
”Mieleeni on jäänyt kaunis kartanomiljöö Kirkkonummella ja upea kesäkuinen päivä. Melkoinen ristiriita paikan ja riitaisen (olisiko ollut julkisivuremontin jälkipyykki/osakasvähemmistön väärät käsitykset hallituksen vastuusta) yhtiökokouksen välillä.”
