Etäkokoustamisesta voi taloyhtiöissäkin muodostua luonteva toimintatapa. Se vaatii valppautta ja totuttelua, mutta saattaa jopa yllättää helppoudellaan. Parhaimmillaan etänä järjestettävä yhtiökokous houkuttelee aiempaa enemmän osallistujia.
Korona-aika on hetkessä herättänyt henkiin asunto-osakeyhtiölaissa kuolleeksi kirjaimeksi jääneen mahdollisuuden yhtiökokousten järjestämiseen etäyhteyksin. Kevään kuluessa etäkokouksia on järjestetty etenkin niissä yhtiössä, joissa päätettävien asioiden kiireellisyyden vuoksi ei ole voitu odottaa kokoontumisrajoitusten purkamista.
Kesäkuun alusta lukien 50 henkilön kokoontumiset ovat sallittuja ja siten suuressa osassa yhtiöitä perinteisen kokouksen pitäminen olisi jälleen mahdollista. Monissa yhtiöissä hallitus on kuitenkin päättänyt pitää etäyhteyden avulla osallistumisen edelleen vaihtoehtona. Se on järkevää, koska moni haluaa yhä välttää kokoontumisia. Suuremmissa yhtiöissä myös kokoontumisrajoitukset asettavat edelleen esteitä perinteisen kokouksen pitämiselle.
Valppautta vaaditaan
Mahdollisuus osallistua etänä yhtiökokoukseen voidaan toteuttaa eri tavoin. Hallituksen tulee päättää tavat ennalta ja antaa jo kokouskutsussa riittävä ohjeistus osakkaille.
Yksinkertaisin tapa etäosallistumiseen on antaa osakkaiden ilmoittaa ennen kokousta postitse tai sähköpostitse kantansa kokouksessa käsiteltäviin asioihin. Tämä on sekä yhtiön että osakkaan kannalta varsin vaivaton tapa, jonka haittapuolena on kuitenkin se, että ennakkoäänen antaja ei voi ottaa kantaa kokouksessa mahdollisesti tehtyihin vastaesityksiin.
Monissa yhtiöissä etäosallistuminen on lisäksi sallittu myös reaaliaikaisesti jonkin kokoustamiseen soveltuvan videokokouksia tukevan ohjelmiston kautta.
Etäyhteyksiä käytettäessä kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin on oltava tavallista valppaampina, koska esimerkiksi osallistujien toteaminen ja äänestäminen poikkeavat normaalikäytännöistä.
Kutsut videokokoukseen lähetetään yleensä vain ennalta ilmoittautuneille osakkaille, mikä auttaa etäyhteyksin osallistuvien tunnistamisessa. Lisäksi tunnistaminen voidaan tehdä videoyhteyden avulla siten, että osallistujat kytkevät kameran päälle ilmoittautuessaan läsnäoleviksi.
Yhteisomistajien tarvittavat valtuutukset tulee muistaa tarkistaa normaalilla tavalla myös etäosallistujien osalta. Selkeintä lienee, jos kirjalliset valtakirjat on toimitettu ennen kokousta vaikkapa isännöitsijälle.
Varaa aikaa ääntenlaskuun
Äänestystilanteissa on syytä olla tarkkana. Kokouksessa voi olla kirjallisia ennakkoääniä, kokouksessa annettuja ääniä ja reaaliaikaisen etäyhteyden kautta annettavia ääniä, joten ääntenlasku voi viedä hieman tavanomaista pidemmän ajan.
Pienehköissä yhtiöissä yleensä suullisesti toteutettava äänestys on yksinkertaisin toteuttaa. Jos kuitenkin osallistujia on paljon tai asiassa katsotaan parhaaksi järjestää suljettu lippuäänestys, voidaan käyttää erityisiä äänestämistä varten suunniteltuja ohjelmistoja, jotka käytännössä toimivat sähköpostin välityksellä. Käytettävän ohjelmiston ominaisuuksiin tulee tutustua ennalta, jotta äänestyksestä saadaan mahdollisimman sujuva.
Etäkokoukset ovat tulevaisuutta myös taloyhtiöissä
Kokoukseen etäyhteyksin osallistuminen vaatii isännöitsijältä ja yhtiön johdolta uusien toimintamallien harjoittelua. Moni yhtiö on katsonut parhaaksi ainakin aluksi pyytää kokoukseen ulkopuolisen asiantuntijan puheenjohtajaksi tai avustamaan mahdollisissa esiin nousevissa pulmatilanteissa. Myös Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy tarjoaa apua sähköiseen kokoustamiseen.
Etäkokoukset ovat kenties tulleet jäädäkseen, joten niihin kannattaa totutella. Joustava kokoustamistapa voi lisätä myös sellaisten osakkaiden osallistumista, joita ei ole muutoin kokouksissa nähty. Taloyhtiön kannattaa siten harkita etäosallistumisen sallimista myös koronaepidemian jälkeisenä aikana.
Annika Kemppinen,
asianajaja
