Pitkään jatkunut pandemia-aika on muuttanut taloyhtiöiden kokouskäytäntöjä. Joillekin etäkokoustaminen sopii jatkossakin, kun taas toiset ovat päättäneet kohdata jälleen kasvokkain. Monissa taloyhtiöissä pohditaan edelleen, mikä olisi järkevin tapa hoitaa yhteisiä asioita.
Vaikka tautitilanne on kevään mittaan heikentynyt, koronarajoitukset eivät tällä hetkellä aseta rajoituksia taloyhtiöiden yhtiökokousten järjestämiseen. Viime vuosien vauhdikas loikka etäkokoustamiseen on tuonut tullessaan paljon hyvää, mutta fyysisessä kokoontumisessakin on puolensa. Vaihtoehtoja puntaroitaessa tärkeintä on löytää juuri omalle taloyhtiölle sopivin kokoontumismuoto.
– Hallituksen kannattaa päätöksenteossa huomioida muun muassa taloyhtiön ikäjakauma, terveysturvallisuus sekä osakkaiden ja asukkaiden kokemukset etäkokoustamisesta, Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n asianajaja Marina Furuhjelm sanoo.
Taloyhtiöiden tekninen valmius ja innostuksen taso etäkokouksiin voivat vaihdella suuresti. Yhä useammassa taloyhtiössä on käytössään kattavat digitaaliset palvelut, joiden kautta käy sujuvasti myös kokoustaminen. Suurin osa järjestää tilaisuuden esimerkiksi Microsoft Teams-sovelluksen tai Zoomin välityksellä.
Yksinkertaisempi tapa etäosallistumiseen
Etäkokouksella tarkoitetaan arkikielessä tavallisesti sitä, että kokoukseen osallistutaan kokouspaikan ulkopuolelta reaaliaikaisesti teknisen apuvälineen välityksellä. Etäkokousta ei voida kuitenkaan järjestää puhtaasti etäkokouksena, vaan asunto-osakeyhtiölain mukaan kokouksella on oltava fyysinen kokouspaikka. Sieltä käsin tilaisuutta johtaa hallituksen puheenjohtaja yhdessä isännöitsijän kanssa. Kyseessä on niin sanottu hybridikokous.
Laki mahdollistaa kokoukseen osallistumisen etänä myös siten, että osakas toimittaa mielipiteensä eli äänensä päätettävästä asiasta etukäteen taloyhtiölle postitse tai sähköpostitse. Keinoa hyödynnettiin taloyhtiöissä paljon etenkin pandemian alkuvaiheessa, jolloin sähköisiin tapoihin vielä tutustuttiin. Niin kutsutun postiäänestyksen haasteeksi on osoittautunut se, että ennakkoäänen antaja ei voi poissa ollessaan ottaa kantaa kokouksessa mahdollisesti tehtyihin vastaesityksiin tai osallistua tärkeään keskusteluun. Asianajaja Tommi Leppänen kirjoittaa aiheesta täällä.
Etäkokoustamisen helppous houkuttelee
Etäyhteyksien hyödyntäminen on selvästi kasvattanut yhtiökokousten osallistujamääriä. Kehityskulku on myönteinen, ja on mahdollista, että parhaillaan vireillä oleva asunto-osakeyhtiölain muutos mahdollistaisi tulevaisuudessa yhtiökokouksen järjestämisen kokonaan etänä ilman fyysistä kokouspaikkaa.
Joissain taloyhtiöissä ollaan silti edelleen varauksellisia etäkokoustamisen suhteen. Syynä tähän voi olla vaikkapa huoli talon iäkkäämmän väen mahdollisuuksista tietotekniikan käyttöön. On kuitenkin hyvä muistaa, että osakkaalla on aina mahdollisuus käyttää yhtiökokouksessa avustajaa. Lue avustajan käytöstä lisää tästä.
Furuhjelm kertoo huomanneensa, että etäkokouksissa turhat rönsyilyt jäävät pois ja asioiden käsittely etenee tehokkaammin kuin perinteisessä kokouksessa. Kun kokouksen kulku on suunniteltu huolellisesti ja kaikki osallistujat ovat saaneet hyvän ohjeistuksen etukäteen, tilaisuus sujuu lähes aina ongelmitta.
– Yhtiön on kuitenkin huolehdittava siitä, että äänentoisto on riittävän hyvä. Linjoilla olevien on kyettävä seuraamaan tarkasti kokoustilassa käytävää keskustelua, Furuhjelm muistuttaa.
Etäkokoustamisen konkreettiset haasteet liittyvät esimerkiksi muotoseikkojen noudattamiseen ja äänestämiseen. Oli kokous sähköinen tai ei, samat laista tulevat muotoseikat pätevät aina kutsusta alkaen. Niistä on pidettävä kiinni, vaikka jossain kohdassa tekisi mieli oikaista. Pahimmillaan virheet johtavat kokouksessa tehtyjen päätösten mitätöintiin tai päätökset voidaan oikeudessa kumota pätemättöminä.
Entä yhteisöllisyys ja aito vuorovaikutus
Kun etäyhtiökokouksia kiitellään tehokkuudesta, joku saattaa haikailla tilaisuuden sosiaalista ulottuvuutta. On tyypillistä, että osa osallistujista kokee, että keskustelu on avoimempaa ja luontevampaa, kun kohdataan kasvokkain. Uudetkin asukkaat tulevat kenties helpommin tutuiksi, kun tilaisuus järjestetään fyysisesti paikan päällä. Puheenjohtajalle voi puolestaan jäädä etäkokouksen onnistumisesta epämääräinen tunne, jos tilaisuuden tunnelmaa ei ole voinut aistia aidossa ympäristössä.
– Toisaalta täytyy muistaa, että yhtiökokoukseen tullaan ensisijaisesti tekemään tärkeitä päätöksiä ja keskittymään olennaisiin asioihin. Yhteisöllisyyttä vahvistavat sitten toisenlaiset tilaisuudet, kuten talkoot. Näinä aikoina niihin kannattaakin panostaa, Furuhjelm pohtii.
Kuluvan kevään aikana kannattaa kokousmuodon valinnassa seurata koronatilanteen kehittymistä. Kaikkien osakkaiden turvallisuus tulee edelleen taata ilman, että taloyhtiön päätöksenteko vaikeutuu. Tulevaisuudessa suosiota kenties kasvattaa sellainen hybridimalli, jossa paikan päälle pullakahvin ääreen saapuvat muutkin kuin kokousta johtavat avainhenkilöt.
– Laajennetun hybridimallin suuri etu on siinä, että se tuo parhaimmillaan yhteen molempien kokoustapojen parhaat puolet: aidon vuorovaikutuksen sitä kaipaaville ja suuren osallistujamäärän, Furuhjelm sanoo.
Kuva: Unsplash
