Yhtiökokouskutsu ei välttämättä tavoita uutta asunnonomistajaa, eikä ostaja voi osallistua yhtiökokoukseen, jos omistuksen rekisteröinti on jumissa Maanmittauslaitoksella. Valtakirjan avulla voidaan varmistaa se, että osakkaan ei tarvitse jättää yhtiökokousta väliin.
Vuosi on vaihtunut ja suurin osa taloyhtiöistä on täyttänyt lakimääräisen velvollisuutensa siirtämällä osakasluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Maanmittauslaitoksen mukaan nimittäin 92,2 prosenttia asunto-osakeyhtiöistä oli vuodenvaihteessa mukana uudessa valtakunnallisessa rekisterissä. Edessämme on nyt ensimmäinen yhtiökokouskausi, jonka aikana järjestelmän toimivuutta päästään testaamaan käytännössä. Valitettavasti jo nyt on havaittu, että Maanmittauslaitoksen käsittelyjonot mutkistavat ja pahimmillaan jopa estävät uusien osakkaiden osallistumista yhtiökokouksiin.
Paperiset osakekirjat jäävät menneisyyteen
Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä koko Suomen kattava asunto-omistuksen perusrekisteri, jonka myötä paperisista osakekirjoista siirrytään sähköisiin omistajamerkintöihin ja mahdollistetaan muun muassa sähköinen asuntokauppa ja panttaus.
Muutos tarkoittaa, että taloyhtiön vastuu osakeluettelon ylläpidosta on päättynyt. Nykyään omistajamuutokset, perustuivat ne sitten kauppoihin tai vaikkapa perinnönjakoon, rekisteröidään Maanmittauslaitoksessa. Lisäksi, vaikka omistajavaihdoksia ei tapahtuisikaan, jokaisen osakkeenomistajan on asioitava Maanmittauslaitoksessa paperisen osakekirjan muuttamiseksi sähköiseksi omistajamerkinnäksi.
Mitä muutos tarkoittaa?
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen vaikuttaa useisiin asioihin, kuten yhtiökokouskutsujen toimittamiseen. Nyt taloyhtiöt, käytännössä taloyhtiöiden hallintoa hoitavat isännöitsijät, saavat yhtiökokouskutsujen toimitusosoitteet suoraan Maanmittauslaitokselta. Osakkeenomistajien on puolestaan tärkeää muistaa ilmoittaa mahdolliset muutokset osoitetiedoissaan Maanmittauslaitokselle.
Haastetta kokouskutsujen toimittamiseen tuo se, että Maanmittauslaitoksen käsittelyajat ovat venyneet pitkiksi. Tämä vaikuttaa myös ostajan oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen. Reaaliaikaisuudesta ei todellakaan voi puhua. Maanmittauslaitoksen mukaan omistuksen rekisteröinti kestää nykyään 3–4 kuukautta. Tämän seurauksena kevään yhtiökokouksissa on yleisempää, että omistuksenvaihdostilanteessa yhtiökokouskutsu saapuu edelliselle omistajalle, ei uudelle, joko postitse tai sähköpostitse. Vaikka kutsu olisi toimitettu lain mukaan oikein, se ei tavoita oikeaa tahoa, jos omistusoikeuden rekisteröintihakemus on jumissa Maanmittauslaitoksen jonossa.
Miten voidaan varmistaa se, että uusi osakas pääsee yhtiökokoukseen päättämään kotitalonsa asioista?
Ratkaisu hankalassa tilanteessa on valtakirjan käyttäminen. Hakemuskäsittelyviiveen vuoksi myös Maanmittauslaitos suosittelee, että asunnon myyjä valtuuttaisi ostajan osallistumaan yhtiökokoukseen ja toimittaisi mahdollisesti vielä tulevan yhtiökokouskutsun edelleen ostajalle. Valtuutuksen voi sisällyttää jo kauppakirjaan tai käyttää erillistä valtakirjaa.
Näin toimimalla varmistetaan, että uudella omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen Maanmittauslaitoksen käsittelyviiveestä huolimatta. Valitettavasti kaikki eivät ole kuitenkaan tietoisia valtakirjan tarpeellisuudesta: Esimerkiksi tammikuussa osallistuin yhteen yhtiökokoukseen, jossa selvisi, ettei lokakuussa tehtyä asuntokauppaa ollut vielä rekisteröity huoneistotietojärjestelmään. Lisäksi ostajalla ei ollut myyjien valtakirjaa, minkä vuoksi uusi omistaja ei ollut oikeutettu osallistumaan yhtiökokoukseen. Täytyy toki muistaa, että yhtiökokous voi myös sallia ulkopuolisten läsnäolon yhtiökokouksessa, mutta äänioikeutta ei tällaiselle omistajalle voi kuitenkaan antaa.
Ohituskaista rekisteröinnissä on mahdollinen
Omistajavaihdostilanteiden lisäksi myös jakamattoman kuolinpesän puolesta yhtiökokoukseen tulevan kannattaa – kuten aikaisemminkin – huolehtia ajoissa ennen kokousta valtakirjat muilta kuolinpesän osakkailta. Jos osakeluettelomerkintää ei ole tyypilliseen tapaan muutettu jakamattoman kuolinpesän nimiin, kannattaa kokousedustajan varautua ottamaan yhtiökokoukseen mukaan myös perukirja. Näin siksi, että edustusoikeuden voidaan todeta olevan kunnossa ja kuolinpesän omistamilla osakkeilla pääsee äänestämään yhtiökokouksessa. Valtakirjaa tarvitsevat entiseen tapaan myös yhteisomistajat, pois lukien huoneistossa asuvat avio- ja avopuolisot.
Valoa käsittelyjonon päähän tuo se, että Maanmittauslaitos on kehittänyt ohituskaistan uusien omistusten rekisteröinneille. Näin ollen hakemuksen ratkaisemista on perustellusta syystä mahdollista nopeuttaa. On myös suositeltavaa välttää ruuhkia ja pitää mielessä, että mikäli omistajanvaihdoksia ei ole tapahtunut, aikaa osakekirjan sähköistämiseen on kymmenen vuotta siitä, kun osakeluettelon ylläpitovastuu siirtyi Maanmittauslaitokselle.
Marina Furuhjelm,
Asianajaja, viestintäjohtaja
