Isännöitsijän työ uudiskohteen parissa alkaa jo talon rakennusvaiheessa. Ensimmäinen tärkeä etappi on hallinnonluovutuskokous.
Rakenteilla olevalla uudiskohteella on yhtiön perustajaosakkaan nimeämä rakennusaikainen hallitus, joka valitsee isännöitsijän. Rakennusten valmistuessa ja tilojen käyttöönoton alkutaipaleella isännöitsijän tärkeä tehtävä on varmistaa kiinteistönhoidon ja asumisen sujuminen.
– Esimerkiksi sopimuskumppaneiden kilpailuttaminen ja vaihtoehtojen selvittäminen voivat viedä paljonkin aikaa. Lisäksi muun muassa vastaanottotarkastuksen valmistelu on yleensä suurelta osin isännöitsijän vastuulla, Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n asianajaja Annika Kemppinen kertoo.
Rakennusaikaisella hallituksella on velvollisuus kutsua hallinnonluovutuskokous koolle, kun rakennukset on virallisesti hyväksytty käyttöön. Yleensä hallinnonluovutuskokous pidetään noin 3–4 kuukauden kuluttua käyttöönotosta. Kokouksessa rakennus siirtyy grynderiltä osakkaiden kontolle.
Kutsuun mukaan tieto perustajaosakkaan asettamasta vakuudesta
Kutsu hallinnonluovutuskokoukseen laaditaan isännöitsijän toimesta. Kutsun toimittamisajan ja -tavan osalta noudatetaan yhtiöjärjestyksen määräyksiä.
– On oleellista muistaa, että kokoukseen kutsutaan kaikki osakkeenostajat, vaikka omistusoikeus ei olisikaan vielä siirtynyt. Isännöitsijän tulee varmistaa, että hänellä on viimeisin tieto tehdyistä kaupoista, jotta kutsut voidaan toimittaa oikeille tahoille, Kemppinen sanoo.
Kokouskutsun laatimisessa vaaditaan tarkkuutta. Perustietojen lisäksi siinä on mainittava ajankohta, jolloin perustajaosakkaan asettama vakuus vapautuu automaattisesti, ja miten ostajan tulee toimia, mikäli hän haluaa estää automaattivapautumisen. Vakuus vapautuu automaattisesti viimeistään 12 kuukauden kuluttua siitä, kun kaikissa rakennuksissa on tehty vuositarkastus – ellei asiaa ole aiemmin saatettu tuomioistuimen tai kuluttajariitalautakunnan ratkaistavaksi.
Taloyhtiön johto luo säännöt sujuvaan arkeen
Kokouksessa valitaan yhtiölle uusi hallitus sekä hyväksytään isännöitsijän laatima välitilinpäätös. Perustajaosakkaan luovuttaman osakkeen osalta äänivaltaa käyttää osakkeenostaja, vaikka koko kauppahintaa ei olisi vielä maksettu. Isännöitsijän on puolestaan syytä varmistaa, että ääntenlasku sujuu kokouksessa oikealla tavalla. Viime kädessä vastuu kokouksen kulusta on kuitenkin puheenjohtajalla.
– Lain tarkoittama rakennusvaihe päättyy uuden hallituksen valintaan. Tämän jälkeen alkaa isännöitsijän ja uuden hallituksen johdolla työ taloyhtiön asumiskulttuurin luomiseksi, Kemppinen summaa.
Sujuvan arjen askeleisiin kuuluvat yhteisten tilojen käytöstä sopiminen, mahdollisten järjestyssääntöjen laatiminen ja asukkaiden opastaminen heille entuudestaan vieraiden talotekniikkajärjestelmien käyttöön.
Taloyhtiön asumisaikainen kirjanpito alkaa siitä hetkestä, kun rakennus on otettu asumiskäyttöön. Ensimmäiseltä tilikaudelta (jolloin hallinto on luovutettu) laaditaan kuitenkin tilinpäätös, joka kattaa koko tilikauden eli sekä rakennusaikaisen että asumisaikaisen osan tilikaudesta.
Laadi reklamaatiot tarkasti
Vuositarkastukseen valmistautuminen alkaa jo hallinnonluovutuksesta. Isännöitsijän on pitkin matkaa huolehdittava taloyhtiön kunnossapitovastuun piiriin kuuluvien takuuaikaisten ongelmien ylös kirjaamisesta. Lisäksi hän laatii tarvittaessa perustajaosakkaalle suunnatun reklamaation, mikäli tiloista löytyy ennen vuositarkastusta korjattava vika.
– Sisällöltään ja ajoitukseltaan täsmällinen reklamointi ovat ylipäätään erittäin tärkeitä yhtiön oikeuksien valvonnassa. Isännöitsijän on myös opastettava hallitusta vakuuden vapauttamista koskevissa päätöksissä niin rakentamisvaiheen aikana kuin sen jälkeenkin, Kemppinen muistuttaa.
Kemppinen kertoo, että yleisimmin taloyhtiöt tarvitsevat oikeudellista apua, kun perustajaosakas kieltäytyy tekemästä vuosikorjauksia tai myöhemmin 10-vuotisvastuun piiriin kuuluvia korjauksia.
– Asunto-osakeyhtiöillä on usein korkea kynnys ryhtyä käymään oikeutta perustajaosakasta vastaan, koska taloyhtiöille tarjolla olleista oikeusturvavakuutuksista on suljettu korvausten ulkopuolelle perustajaosakkaan kanssa käytävien riitojen kulut. Nyt ensimmäisenä palveluntarjoajana Howden on sisällyttänyt gryndeririidat oikeusturvavakuutukseen, Kemppinen kertoo.
