Tyypillisessä taloyhtiössä jokseenkin kaikki menot rahoitetaan osakkaiden toimesta. Tämän vuoksi on kohtuullista, että osakkaille rahoittajina annetaan ymmärrettävässä muodossa olennaisimmat tiedot yhtiön taloudellisesta tilanteesta ja toiminnasta. Asunto-osakeyhtiölain (AOYL) nojalla osakkeenomistaja on velvollinen maksamaan yhtiön menojen kattamiseksi yhtiövastiketta yhtiöjärjestyksessä määrättyjen perusteiden mukaan. Tällaisia yhtiön menoja ovat esimerkiksi kiinteistön ja rakennusten kunnossapidosta sekä perusparannuksista johtuvat menot.
Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös on laadittava kirjanpitolain säännösten mukaisesti. Kirjanpitolautakunta on antanut erillisen yleisohjeen kirjanpitolain soveltamisesta nimenomaan asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen. Käytännössä kuitenkin riittää AOYL:n 10 luvun tietovaatimusten mukainen toimintakertomus koska asunto-osakeyhtiöt eivät ylitä kirjanpitolain raja-arvoja liikevaihdon, taseen ja henkilökunnan suhteen.
Tilikausi
Yhtiön tilikaudesta määrätään käytännössä aina yhtiöjärjestyksessä, joskus harvoin perustamissopimuksessa. Asunto-osakeyhtiöissä tilikausi on useimmiten kalenterivuosi, mutta muukin 12 kuukauden ajanjakso on mahdollinen. Tilikausi voi esimerkiksi alkaa elokuun alusta ja päättyä heinäkuun lopussa. Vaikka tilinpäätöksen laatisi isännöintiyritys tai tilitoimisto, taloyhtiön hallitus on viime kädessä vastuussa sen paikkansapitävyydestä. Hallituksen tulee siksi tarkistaa tilinpäätös ennen sen allekirjoittamista.
Toimintakertomus
Asunto-osakeyhtiössä on aina laadittava toimintakertomus. AOYL edellyttää seuraavia toimintakertomustietoja: 1) tiedot yhtiövastikkeen käytöstä 2) tiedot pääomalainoista 3) tiedot rasitteista ja kiinnityksistä 4) tiedot olennaisista tapahtumista 5) tiedot talousarvion toteutumisesta 6) arvio tulevasta kehityksestä ja 7) esitys voiton ja muun vapaan pääoman jakamisesta. Näiden tietojen lisäksi toimintakertomuksessa kannattaa esittää yleisiä tietoja yhtiöstä, kuten tiedot yhtiön hallinnosta, huollosta ja siivouksesta, pelastus- ja turvallisuusasioista, korjauksista, kulutuksista, vakuutuksista ja omistajanvaihdoksista.
Yhtiövastike
Toimintakertomuksessa on oltava tiedot yhtiövastikkeen käytöstä, jos vastiketta voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein. Selvitys annetaan vastikerahoituslaskelmalla. Vastikerahoituslaskelma on tilinpäätöshetkellä eri vastiketuloista ja niillä katettavista menoista laadittava suoriteperusteinen rahavirtalaskelma. Laskelman laatimisella varmistetaan se, että kullakin vastikkeella ja siihen liittyvillä muilla tuloilla katetaan vain niitä menoja, joihin vastiketta voidaan käyttää. Vastikerahoituslaskelman tarkoitus on turvata osakkaiden yhdenvertaisuus.
Olennaiset tapahtumat
Neljäs kohta, eli tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen, olisi myös hyvä olla osakkaiden tiedossa. Tällaisia tapahtumia ovat nimittäin esimerkiksi muutokset hallituksen kokoonpanossa tai isännöitsijän vaihtuminen. Myös huoltoyhtiön vaihtuminen ja tavanomaisia huoltokorjauksia suuremmat korjaustoimenpiteet ovat asioita, jotka käytännön syistä ovat osakkaille tärkeitä.
Tuleva kehitys
Arvio tulevasta kehityksestä on luonnollisesti osakkeenomistajan kannalta relevanttia. Käynnissä tai suunnitteluasteella olevat suurehkot korjaus- tai uudistushankkeet koskettavat jokaista osakasta. Samoin näköpiirissä oleva selkeästi ennustettava poikkeava kustannuskehitys, jolla on olennainen vaikutus yhtiön talouteen, tulisi mahdollisuuksien mukaan arvioida ja ilmoittaa toimintakertomuksessa.
Riittävän kattava ja yleistä käytäntöä myös esitystavan osalta vastaava toimintakertomus helpottaa oman taloyhtiön toiminnan ymmärtämistä ja vertailua muihin vastaaviin taloyhtiöihin.
Rakenne- ja rahoitusjärjestelyt
AOYL 10:6 §:ssä on lueteltu myös asunto-osakeyhtiöissä harvemmin esiintyvät tilanteet, joista on tiedotettava toimintakertomuksessa. Nämä liittyvät yhtiön rakenne- ja rahoitusjärjestelyihin. Edelleen 10:7 §:n mukaan toimintakertomuksessa on ilmoitettava tiedot yhtiön omista osakkeista. Tämä koskee yhtiön ja sen mahdollisten tytäryhtiöiden hallussa ja pantattuina olevien osakkaiden kokonaismäärää.
Osakkaiden päätösvalta ja kyselyoikeus
Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa, jollei päätösvaltaa laissa tai yhtiöjärjestyksessä ole uskottu yhtiön hallitukselle. Osakkaiden luottamus ja tulevaisuutta koskevien yhtiökokouspäätösten sujuvuus edellyttävät hyvää yhtiökokoustiedottamista. Mitä paremmin osakkaat ymmärtävät ja ovat ajan tasalla yhtiön tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta, sitä helpommin saadaan todennäköisesti aikaan kaikkia miellyttäviä ratkaisuja.
AOYL:n mukaan hallituksen ja isännöitsijän on yhtiökokouksessa osakkeenomistajan pyynnöstä annettava tarkempia tietoja seikoista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa käsiteltävän asian arviointiin. Jos kokouksessa käsitellään tilinpäätöstä, velvollisuus koskee myös yhtiön taloudellista asemaa yleisemmin. Tätä kutsutaan osakkaan kyselyoikeudeksi ja se on yksi tärkeimmistä yksittäisen osakkaan oikeuksista. Hallituksen ja isännöitsijän on huolehdittava, että osakkaan kyselyoikeus voi toteutua. Hallituksella ja isännöitsijällä on täten tiedonantovelvollisuus. Käytännössä siis aina jonkun hallituksesta tai isännöitsijän tulee olla paikalla yhtiökokouksessa antamassa osakkaalle haluamansa tiedot. Kyselyoikeus on suhteellisen laaja kaikissa asialistalla olevissa asioissa. Jos osakkeenomistajan kysymykseen voidaan vastata vain sellaisten tietojen perusteella, jotka eivät ole kokouksessa käytettävissä, vastaus on annettava kahden viikon kuluessa kirjallisesti. Vastaus on toimitettava kysymyksen esittäneelle osakkeenomistajalle ja muulle osakkeenomistajalle, joka sitä pyytää.
Hyvä hallintotapa
Asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätökset ja toimintakertomukset ovat haasteellisia suurelle osalle osakkaita. Hyvän hallintotavan mukaista on kohdella osakkaita yhdenvertaisesti, edistää osakkaiden oikeuksien käyttöä ja kannustaa osakkaita osallistumaan taloyhtiön yhtiökokouksiin, hallintoon ja muuhun toimintaan. Avoimuus osakkaiden ja asukkaiden suuntaan on keskeistä hyvän hallinnon toteutumisen kannalta. Luottamus ja avoimuus isännöinnin, hallituksen, osakkaiden ja asukkaiden välillä vähentää myös riitoja ja osakehuoneistojen käyttöön liittyviä epäselvyyksiä. Toiminnan avoimuus lisää myös hallituksen työn arvostusta ja parantaa asumisviihtyisyyttä. Kuitenkin jokaisen osakkaan tulisi itse omien intressiensä vuoksi perehtyä tarkasti yhtiönsä tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen.
Kai Haarma, OTK, toimitusjohtaja
