Taloyhtiön iso remontti on useiden tahojen yhteinen ponnistus. Koostimme suuntaa antavan katsauksen siitä, mitä mittavan remontin suunnittelun eri vaiheissa tapahtuu esiselvityksestä urakoitsijan valintaan ja mikä on hallituksen rooli projektissa.
Iso remontti vaatii hallitukselta huolellista suunnittelua, strategisia päätöksiä, tiivistä yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa sekä pitkälle aikajanalle ulottuvaa projektinhallintaa. Myös remonttiviestintä on viime kädessä hallituksen vastuulla. Siihen kannattaa erityisesti panostaa, sillä huonosti hoidettu viestintä voi aiheuttaa osakkaissa epätietoisuutta ja erimielisyyksiä. Pahimmillaan väärinkäsitykset voivat kaataa koko remontin. Hallituksen oikeana kätenä projektissa toimii isännöitsijä, joka hoitaa remontin etenemiseen liittyvän päivittäisen johtamisen.
– Hallituksen sisällä on myös hyvä jakaa työtehtävät, jotta yhden jäsenen tai puheenjohtajan harteille ei jää liikaa tekemistä. On aina plussaa, jos hallituksen jäseniltä löytyy omasta takaa erityisosaamista remontin tietyiltä osa-alueilta, Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n asianajaja Tommi Leppänen pohtii.
Esiselvitysvaiheessa kartoitetaan remontin tarve
Taloyhtiön korjaushanke lähtee liikkeelle, kun rakennuksessa tunnistetaan mahdollinen korjaustarve. Alkuvaiheessa hallitus teettää yhdessä isännöitsijän kanssa erilaisia selvityksiä esimerkiksi putkien kunnosta sekä kartoittaa myös osakkaiden näkemyksiä korjaustarpeista. Taloyhtiön hallituksen on suositeltavaa palkata mukaan projektipäällikkö jo siinä vaiheessa, kun mahdollista tulevaa työtä vasta kartoitetaan.
Leppänen muistuttaa, että vastuulliset taloyhtiöt suunnittelevat pitkäjänteisesti suuria korjaustöitä seuraten rakennustensa teknistä kuntoa ja hyödyntäen tietoa rakennusosien huoltotarpeista sekä niiden teknisestä käyttöiästä. Tällä tavoin remontit eivät pääse yllättämään.
Esiselvitysvaiheen päätteeksi hallitus ja isännöitsijä kokoavat yhteen kaikki kerätyt tiedot ja muodostavat siitä esityksen, joka esitellään osakkaille yhtiökokouksessa. Päätös remontin edistämiseksi vaatii taakseen osakkaiden enemmistön eli yli puolet yhtiökokouksessa annetuista äänistä.
Hallituksen on viisasta tiedostaa, että yksittäinen osakas ei välttämättä ymmärrä remontin tarvetta, jos ongelmat eivät liity varsinaisesti omaan asuntoon. Jos tämän lisäksi osakkaan oma taloudellinen tilanne on tiukka, hän saattaa äänestää remonttia vastaan pohtimatta lainkaan taloyhtiön yhteistä etuja ja tulevaisuutta.
– Siksi on tärkeää, että osakkaille avataan huolella kaikkien selvitysten tulokset ja perustellaan faktoilla, miksi remontti on syytä tehdä juuri nyt. Ajankohdan perustelemiseksi tarvitaan myös kokonaisnäkemystä siitä, mitä muita remontteja lähitulevaisuudessa on edessä, Leppänen muistuttaa.
Hallituksen tehtävä on tehdä päätöksiä, jotka ovat taloyhtiön edun mukaisia, sekä huolehtia siitä, että remonttiviestintä hoidetaan hyvin aina projektin alkumetreiltä loppuun saakka.
Hankesuunnittelussa luodaan raamit onnistumiselle
Kun yhtiökokous on päättänyt edetä remontin kanssa, siirrytään hankesuunnitteluvaiheeseen. Kyseessä on kriittinen osa taloyhtiön remonttiprojektia, sillä sen aikana luodaan perusta remontin onnistuneelle toteutukselle. Hankesuunnitteluvaiheessa määritellään remontin tarkka laajuus, suunnitellaan tekniset ratkaisut, lasketaan budjetti, aikataulutetaan eri työvaiheet ja varmistetaan kaikkien tarvittavien lupien saanti. Tehtävissä yhdistyvät tekninen osaaminen ja projektinhallinnan taidot, kun suunnittelijat, insinöörit ja muut asiantuntijat työskentelevät yhdessä taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän kanssa. Vaiheen aikana hallitus teettää hankesuunnitelman ammattilaisilla, jonka jälkeen se viedään yhtiökokouksen hyväksyttäväksi.
Iso remontti vaatii hallitukselta pitkää pinnaa ja sitoutumista. Jokaiseen eri vaiheeseen tulee varata runsaasti aikaa. Kaiken kaikkiaan urakka voi kestää useita vuosia.
Toteutussuunnitteluvaiheessa kilpailutetaan urakoitsijat
Toteutussuunnitteluvaihe käynnistyy työn suunnittelijoiden valinnalla. Tästä edetään seuraavaksi konkreettisten suunnitelmien laatimiseen. Hallitus on mukana kaikissa suunnittelukokouksissa varmistamassa, että heidän näkemyksensä ja päätöksensä ohjaavat projektin etenemistä.
– Toteutussuunnitteluvaiheessa hallituksen yksi tärkeimmistä tehtävistä on käydä projektipäällikön avustuksella läpi saadut urakkatarjoukset. Mitä huolellisemmin suunnitelma on laadittu, sitä helpompi on hoitaa ehdokkaiden kilpailutus, Leppänen sanoo.
Hallituksen ehdotus remontin toteuttajaksi viedään usein yhtiökokouksen päätettäväksi. Isoissa hankkeissa hallituksen ja isännöitsijän tukena on projektipäällikkö, joka ohjaa osakkaita ja hallitusta kiinnittämään huomiota oikeisiin seikkoihin niin tarjouksissa kuin tekijöissäkin.
Varmista asiantuntijalla kaikki asiakirjat ja sopimusehdot
Leppänen muistuttaa, että on olemassa useita keinoja, joilla voidaan varmistaa ison remontin eteneminen sujuvasti ja ilman erimielisyyksiä eri tahojen kesken. Remontti täytyy ensinnäkin suunnitella ja valmistella hyvin. Asiantuntijoiden osaamista kannattaa ehdottomasti hyödyntää projektin kaikissa vaiheissa.
– On aivan oleellista, että remonttiin liittyvät asiakirjat laaditaan kirjallisesti. Lisäksi sopimusehdot ja määräykset on syytä tarkistaa asiantuntevan juristin toimesta, Leppänen lisää.
Lisäksi hän painottaa aktiivisen viestinnän merkitystä, jotta osakkaat ymmärtäisivät remontin perustelut, laajuuden, aikataulutuksen ja vastuut. Viestinnän tulee olla jatkuvaa, sillä isossa remontissa tapahtuu tyypillisesti useita käänteitä, joista osakkaiden tulee olla tietoisia.
Suunnitellaanko taloyhtiössänne laajamittaista remonttia? Kiinteistöjuristimme auttavat tunnistamaan mahdolliset juridiset sudenkuopat ja varmistavat, että kaikki suunnitelmat ja sopimukset ovat toimivia ja lainmukaisia. Juridisesti varmistettu remontti sujuu suunnitelmien mukaan ja vähentää yllättäviä ongelmia ja lisäkustannuksia. Ota yhteyttä!
Kuva: Shutterstock
