Taloyhtiön hallituksen tehtävä on päättää yhtiökokouksen koolle kutsumisesta sekä tilaisuudessa käsiteltävistä asioista. Mitä hallituksen kannattaa huomioida jo etukäteen, jotta tilaisuus etenee sulavasti ja hyvässä hengessä? Tässä viisi vinkkiä valmistautumiseen.
1. Tutustu materiaaleihin yhdessä isännöitsijän kanssa
Taloyhtiön hallituksen yksi tärkeimmistä tehtävistä vuoden alussa on päättää yhtiökokouksen ajankohta ja suunnitella kokouksen esityslista yhdessä isännöitsijän kanssa. Jos kiinteistössä on tarkoitus tehdä korjauksia, asialistalla on myös niiden valmistelu ja rahoituksen päätösesitykset. Tilinpäätöskokouksen ja yhtiökokouksen väliin voi jäädä useita viikkoja, joten hallituksen jäsenten kannattaa ennen tilaisuutta kerrata läpi kaikki keskeiset materiaalit. Papereita ei missään nimessä kannata ryhtyä selailemaan siinä vaiheessa, kun istutaan jo kokouksessa. Huolellinen valmistautuminen varmistaa sen, että yhtiökokous etenee sujuvasti. Lue tästä, mitkä asiat herättävät usein kysymyksiä yhtiökokouskauden aikana.
2. Miettikää yhteinen linja ja valmistautukaa kysymyksiin
Huolelliseen valmistautumiseen kuuluu se, että hallituksen jäsenet ovat samalla sivulla asioiden hoidosta. Keskustelkaa asiat läpi etukäteen, varmistakaa keskeiset numerot ja varautukaa kysymyksiin. Hallituksella täytyy olla selkeä yhteinen mielipide asioista, sillä keskinäiset erimielisyydet ja kärhämät rapauttavat luottamuksen nopeasti. Kun asialistalla on haastavia aiheita, kannattaa ennen tilaisuutta listata ne keskeiset kysymykset vastauksineen, jotka todennäköisesti herättävät keskustelua. Lisäksi on suositeltavaa, että hallituksen jäsenet sopivat etukäteen, kuka vastaa kysymyksiin mistäkin aiheesta.
3. Pohtikaa hyvissä ajoin uuden hallituksen valintaa
Varsinaisessa yhtiökokouksessa valitaan tyypillisesti uusi hallitus seuraavalle toimikaudelle. Nykyisen hallituksen on hyvä varmistaa jo etukäteen, että kokoustilanteessa löytyy innostuneita uusia tekijöitä tai vanhoja konkareita. Jos edessä on iso remontti, hallitukseen on hyvä saada sellaisia ihmisiä, joilla on aiheesta kokemusta ja tietoa vaikkapa työnsä puolesta. Myös sijoittajaosakkaita kannattaa houkutella mukaan, jotta kokoonpanoon saadaan mahdollisimman laaja-alaista näkemystä. Lisäksi ikähaitarilla on merkitystä. On aina plussaa, kun hallituksessa on mukana eri-ikäisiä ihmisiä. Muistakaa kuitenkin, että paras motiivi hallituksen jäsenyydelle on halu ja aito kiinnostus vaikuttaa aktiivisesti taloyhtiön toiminnan kehittämiseen. Minustako hallituksen jäsen? Lue lisää tästä.
4. Muista, että yhtiökokoukseen ei mennä jaarittelemaan
Huolellinen valmistelu mahdollistaa sen, että yhtiökokous saadaan vietyä läpi tolkullisessa ajassa. Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalla on tässä ratkaiseva rooli, mikäli hän myös toimii yhtiökokouksen puheenjohtajana. Puheenjohtajan tulee olla tarkkana siinä, että keskustelu ei rönsyile liikaa. Hän voi myös rajoittaa osallistujien puheaikaa, jos tilaisuus uhkaa pitkittyä. Lue tästä lisää yhtiökokoukseen osallistuvien rooleista.
5. Yhtiökokouksen ei tarvitse olla tylsä tilaisuus
Monissa taloyhtiöissä kokoustetaan totuttuun tapaan ankeahkossa yhteistilassa pölyisen kellarin nurkassa. Ehkäpä tänä vuonna voisi toimia toisin? Puitteilla on iso merkitys siihen, miten ihmiset saadaan rentoutumaan ja innostettua keskusteluun. Löytyisikö esimerkiksi lähistöltä toimivampi paikka, johon pääsisi kokoustamaan? Kahvila tai kenties koulun auditorio? Myös tarjoiluja kannattaa pohtia. Yksinkertaiset asiat, kuten tuoreet pullat talon väelle on helppo tapa ilahduttaa.
Jos tiedossanne on haastava yhtiökokous, jossa päätetään esimerkiksi isosta korjaushankkeesta, tilaisuuteen kannattaa ottaa mukaan kiinteistöjuridiikan osaaja. Voimme avustaa taloyhtiötä esimerkiksi toimimalla yhtiökokouksessa asiantuntijana tai tarvittaessa kokouksen puheenjohtajana.
