Då det är dags för husbolaget att utföra större renoveringar eller andra arbeten i sina byggnader, blir det aktuellt för husbolaget att avgöra om entreprenaden bör konkurrensutsättas. Enligt huvudregeln är husbolag inte förpliktade att konkurrensutsätta entreprenader, som bolaget beställer. Husbolag är inte upphandlande enheter i den mening som avses i lagen om offentlig upphandling och koncession (upphandlingslagen), och därmed är de inte som utgångspunkt tvungna att följa dess bestämmelser om konkurrensutsättning och upphandlingsförfaranden.
Fastän bolaget inte behöver följa upphandlingslagen, betyder det inte att bolagets ledning kan helt och hållet glömma konkurrensutsättning då byggnadsprojekt planeras i husbolaget. Enligt bostadsaktiebolagslagen ska ledningen i bolaget omsorgsfullt främja bolagets intressen. Detta betyder i praktiken att ledningen borde konkurrensutsätta entreprenader, som inte är av ringa omfattning. På detta sätt kan ledningen säkerställa, att de har strävat efter att hitta det bästa och mest helhetsekonomiska alternativet för entreprenaden. Ledningens omsorgsfulla handlande betyder också i allmänhet att ledningen ska planera byggnadsprojekten noggrant, eftersom dåligt planerade entreprenader kan orsaka onödiga kostnader för aktionärerna i bolaget, och dessa kostnader kan lätt bli stora.
Kriterier för val av entreprenör
Som allmänna kriterier för val av entreprenör kan bolaget till exempel ha entreprenadens kostnader, entreprenörens kompetens, referenser, leveransförmåga samt resurser. För bolaget lönar det sig dock inte att förbinda sig att följa principerna för entreprenadupphandling inom byggnads- branschen (RT 16–10182). Dessa principer ställer endast onödiga krav på bolagets entreprenadupp- handling. Principerna bland annat förpliktar att välja det mest billiga alternativet av offerten, fastän det billigaste alternativet ibland inte är det bästa alternativet för bolaget. Bolaget kan alltså själv fritt välja hur de genomför konkurrensutsätt- ningen, så länge som de inte är förpliktade att följa upphandlingslagen.
Som sagt är huvudregeln att husbolag inte behöver följa upphandlingslagen, men i vissa situationer kan även husbolag anses vara upphandlande enheter enligt upphandlingslagens definition. Då måste bolaget följa upphandlingslagens bestämmelser. En sådan situation står till hands, då bolagets projekt beviljas understöd av en upp- handlande enhet, som avses i upphandlingslagen (t.ex. av staten, kommunernas och samkommunernas myndigheter, statliga affärsverk, eller offentlig- rättsliga organ), till ett belopp som motsvarar minst 50 % av projektets uppskattade kostnader. Därtill ska projektets (momsfria) pris vara minst 150 000 euro.
Vid till exempel projekt som berör efterinstallation av hiss funderar husbolagen oftast på om de är skyldiga att följa upphandlingslagen eller ej. Finansierings- och utvecklingscentralen för boende (ARA) kan bevilja högst 45 procent understöd för efterinstallation av hiss i husbolag, där det inte tidigare har funnits hiss. Många kommuner stöder husbolagens hissprojekt med upp till ytterligare 10–20 procent, vilket leder till att husbolaget kan få offentligt stöd från både ARA och kommunen för sitt projekt med sammanlagt över 50 % av projektets kostnader.
Offentliga stöd kan inverka på upphandlingen
Trots att upphandlingslagens krav för en upphandlande enhet kan uppfyllas genom stöd från både ARA och kommunen, leder detta sällan till att husbolaget anses vara en upphandlande enhet i upphandlingslagens mening i projektet. Detta beror på att upphandlingsförfarandet oftast påbörjas innan stöd från kommunen beviljats. Vid konkurrensutsättningen är det då ännu inte klart ifall husbolaget kommer att erhålla offentligt stöd från både ARA och kommunen så, att stödet överstiger 50 % av projektets kostnader. I sådana situationer har både marknadsdomstolen (MAO:396/12) och högsta förvaltningsdomstolen (KHO 5.10.2012 T 2663)
konstaterat, att ifall husbolaget inte har beviljats stöd på över 50 % av projektets kostnader redan vid upphandlingsförfarandets början, utan en del av stödet ännu är osäkert, är husbolaget inte en upphandlande enhet i upphandlingslagens mening och behöver inte följa upphandlingslagens bestämmelser. Detta gäller även fastän husbolaget skulle ha beslutit om att söka stöd i sådan omfattning, att stöden tillsammans skulle utgöra över 50 % av pro- jektets kostnader. Beslut om husbolaget utgör en upphandlande enhet i upphandlingslagens mening ska alltså göras i det skede av projektet då beslut om konkurrensutsättning görs.
Ifall husbolaget är en upphandlande enhet och ska följa upphandlingslagens bestämmelser, är det viktigt att vara noggrann med att förverkliga upphandlingsförfarandet korrekt. Om upphandlingsförfarandet visar sig felaktigt, är det möjligt för anbudssökande och/eller anbudsgivare att väcka talan i marknadsrätten, vilket kan förhindra projektets fortskridande och till och med leda till att husbolaget måste ordna en ny offertrunda.
