Roolien selkeys on yksi sujuvan yhtiökokouksen perusedellytyksistä. Tilaisuuden tärkein tehtävä on puheenjohtajalla, joka poimii keskustelusta ehdotukset osakkaiden päätettäväksi. Lisäksi hän huolehtii siitä, että asiat käsitellään oikeassa järjestyksessä, rakentavassa hengessä ja ilman turhia rönsyilyjä.
Valmistele yhtiökokous huolella — se on hallituksen tehtävä
Taloyhtiön hallitus päättää yhtiökokouksen koolle kutsumisesta sekä tilaisuudessa käsiteltävistä asioista ja niiden valmistelusta. Hallitus huolehtii yhdessä isännöinnin kanssa siitä, että osakkaiden kyselyoikeus toteutuu. Lain mukaan hallituksen päätösehdotukset sekä viimeisin tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus, on pidettävä osakkaiden nähtävänä vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta.
Hallitus huolehtii tärkeästä pohjatyöstä, mutta lopulliset päätökset tekee yhtiökokous. Tarvittaessa hallitus kutsuu koolle myös ylimääräisen yhtiökokouksen.
Isännöitsijä avustaa käytännön järjestelyissä
Isännöitsijällä on oikeus olla läsnä yhtiökokouksessa ja käyttää tilaisuudessa puhevaltaa. Yhtiökokous voi kuitenkin päättää lain mukaan myös toisin, esimerkiksi silloin, kun ainoa käsiteltävä asia koskee vahingonkorvauskanteen nostamista isännöitsijää vastaan.
Isännöitsijä valmistelee yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat. Hän laatii yleensä kokouksen esityslistan, varaa tilat ja lähettää kutsut. Lisäksi hän yleensä valmistelee yhdessä hallituksen kanssa hallituksen päätösehdotukset ja esittelee ne yhtiökokoukselle.
Yhtiökokouksessa isännöitsijä huolehtii yhdessä hallituksen kanssa siitä, että osakkaiden kyselyoikeus toteutuu. Isännöitsijä voi päätettäessä toimia myös yhtiökokouksen puheenjohtajana, sihteerinä tai pöytäkirjan tarkastajana.
Puheenjohtaja pitää langat käsissä
Yleinen käytäntö monissa taloyhtiöissä on se, että hallituksen puheenjohtaja toimii myös yhtiökokouksen puheenjohtajana. Hän huolehtii siitä, että asiat käsitellään oikeassa järjestyksessä, ja että jokainen pääsee esittämään mielipiteensä. Lisäksi puheenjohtaja poimii keskustelun aikana tehdyt ehdotukset päätöksenteossa erikseen käsiteltäviksi.
Puheenjohtajan on oltava tarkkana siinä, että keskustelu ei rönsyile liikaa: Kokouksen johtajana hän voi rajoittaa osakkaiden puheaikaa, jos tilaisuus uhkaa venyä tai osallistujat käyttävät puheoikeuttaan väärin. Hänellä on oikeus vaatia, että puheenvuoroissa keskustellaan vain päätettävänä olevasta asiasta. Tarvittaessa yhtiökokouksen kannattaa tehdä päätös puheenvuorojen kestosta.
Lopuksi puheenjohtaja toteaa asiasta tehdyt esitykset. Jos niitä on vain yksi, hän voi kopauttaa nuijaa suoraan ja todeta asian tulleen yksimielisesti päätetyksi. Jos esityksiä on useampi, päätöksestä äänestetään. Puheenjohtaja ei koskaan tee päätöksiä vaan yhtiökokous.
Puheenjohtaja vastaa lain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirjan laadinnasta. Käytännössä sen tekee kuitenkin isännöitsijä, joka useimmiten toimii kokouksen sihteerinä.
Päätösvalta on osakkailla
Osakkaat päättävät yhtiökokouksessa taloyhtiön tärkeimmistä asioista aina laajoista korjaushankkeista vastikkeiden suuruuteen. Osakkaat valitsevat myös hallituksen sekä tilin- tai toiminnantarkastajan. Jotkut asiat kuuluvat lain mukaan yksinomaan hallituksen toimivaltaan ja ovat näin ollen osakkaiden päätöksenteon ulkopuolella. Tällaisia ovat esimerkiksi isännöitsijän valinta tai hallintaanottovaroituksen antaminen.
Osakkaalla on yhtiökokouksessa kyselyoikeus, eli hallituksen ja isännöitsijän on pyynnöstä annettava tarkempia tietoja asioista, jotka saattavat vaikuttaa käsiteltävän asian arviointiin. Hallituksen jäsenten on syytä valmistautua tähän huolella ja valita henkilö, joka vastaa kysymyksiin johdon puolesta.
Pöytäkirjan tarkastajat varmistavat kirjattujen tietojen täsmällisyyden
Pöytäkirjantarkastajat vastaavat siitä, että pöytäkirja noudattelee kaikilta osin kokouksen kulkua. Heidän rooliinsa ei kuulu päätöksenteon lainmukaisuuden valvonta. Lain mukaan tarvitaan vain yksi pöytäkirjantarkastaja.
Tilintarkastaja ja toiminnantarkastaja antavat tarvittaessa lisätietoja
Tilintarkastajalla ja toiminnantarkastajalla on läsnäolo-oikeus yhtiökokouksessa. Jos tarkastukseen on liittynyt jotain poikkeuksellista, on suositeltavaa, että tilintarkastajat tulevat tilaisuuteen kertomaan havainnoistaan ja vastailemaan kysymyksiin. Yleensä kuitenkin riittää, että he antavat asiasta kirjallisen lausunnon, joka luetaan ääneen tai muuten todetaan yhtiökokouksessa.
