Osakekirjan kuolettaminen vaatii aina käräjäoikeuden päätöksen. Tarkempi menettelytapa riippuu siitä, onko asunto-osakeyhtiön osakeluettelo siirretty osakehuoneistorekisteriin.
Vuoden 2019 alusta Suomessa otettiin käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä ja sähköiset merkinnät osakkeiden omistusoikeuksista alkoivat korvata perinteisiä, paperisia osakekirjoja. Asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään tämänhetkisen tiedon mukaan vuoden 2022 loppuun mennessä.
Tästä huolimatta paperiset osakekirjat ovat edelleen arkipäivää useissa asunto-osakeyhtiössä. Tavallisesti osakekirjat ovat visusti tallessa esimerkiksi pankin tallelokerossa tai muiden tärkeiden papereiden kanssa kotona, mutta välillä törmätään tilanteeseen, jossa osakekirja on päässyt häviämään. Tyypillisintä tämä on asuntokaupan yhteydessä tai kun osake siirtyy perimistilanteessa.
Osakekirjan kuolettaminen tehdään hakemuksella
Menettely osakekirjan katoamisen jälkeen riippuu siitä, onko asunto-osakeyhtiön osakeluettelo siirretty osakehuoneistorekisteriin vai ei. Kummassakin tapauksessa osakkeenomistajan on haettava käräjäoikeuden päätöstä osakekirjan kuolettamisesta. Kyseessä on hakemusasia ja hakemukseen on liitettävä riittävä selvitys siitä, minkä asiakirjan kuolettamista haetaan ja kuka asiakirjan on omistanut.
Jos asunto-osakeyhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, osakkaan on haettava omistuksensa rekisteröintiä maanmittauslaitokselta ja liitettävä hakemukseen päätös osakekirjan kuolettamisesta. Jos osakeluetteloa ei ole siirretty huoneistotietojärjestelmään, sovelletaan asunto-osakeyhtiölain vanhoja pykäliä osakekirjan antamisesta. Tällöin asunto-osakeyhtiön hallituksen tulee antaa uusi osakekirja kuoletetun osakekirjan tilalle. Osakekirjaan tehdään kirjaus, josta käy ilmi, että se on annettu kuoletetun osakekirjan tilalle. Erityisesti on huomioitava, että paperinen osakekirja tulee antaa aina siihen asti, kunnes asunto-osakeyhtiö siirtyy huoneistotietojärjestelmään. Väliaikaistodistuksen antaminen ei siis riitä, vaikka yhtiöllä olisikin aikomus siirtyä huoneistotietojärjestelmään lähitulevaisuudessa.
Rasmus Kanerva,
lakimies
Kuhanen, Asikainen & Kanerva
