Yksittäisellä osakkeenomistajalla ei ole lain perusteella oikeutta nähdä taloyhtiön tilaamien hankkeiden urakkasopimuksia tai muita asiakirjoja. Toisaalta asiassa on mahdollista käyttää harkintaa. Joskus pyyntöön kannattaa vastata myöntävästi, toisinaan asiakirjojen esittelystä koituu turhaa ylimääräistä työtä.
Aika ajoin osakkeenomistajat pyytävät yhtiökokouksessa lupaa vilkaista vaikkapa linjasaneeraukseen liittyviä virallisia asiakirjoja. Juridisesti vastaus tähän on melko yksinkertainen: asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkaan oikeus tiedonsaantiin rajoittuu kyselyoikeuteen yhtiökokouksessa.
Osakkeenomistajilla on siis oikeus kysyä ja saada suullisesti tietoa sellaisista seikoista, jotka vaikuttavat yhtiökokouksessa käsiteltävänä olevien asioiden arviointiin. Kun kokouksessa tehdään isoja remonttipäätöksiä, yhtiön johdon tehtävä on vastata kaikkiin osakkaiden esittämiin kysymyksiin. Jos vastausta ei ole mahdollista antaa kokouksessa suullisesti, se toimitetaan osakkaille kirjallisesti kahden viikon kuluessa kokouksesta.
Hyötyä vai haittaa? Harkitse tarkasti
Vaikka virallisia asiakirjoja ei lain mukaan tarvitse antaa osakkaille tutustuttavaksi, asiassa voi tehdä poikkeuksen. Silloin täytyy kuitenkin muistaa osakkaiden yhdenvertainen kohtelu: jos urakkasopimus annetaan yhden osakkaan tutkittavaksi, myös muiden asiasta kiinnostuneiden kohdalla on toimittava samoin.
Joskus on käynyt niinkin, että asiakirjojen luovuttaminen osakkaille on luottamuksen lisäämisen sijaan aiheuttanut asiaan perehtymättömien osakkaiden keskuudessa väärinkäsityksiä. Niiden oikomiseen onkin sitten kulunut hallitukselta runsaasti aikaa ja resursseja.
Pitää myös muistaa, että asiakirjakokonaisuudet voivat suuremmissa hankkeissa olla varsin laajoja, eivätkä ne ole vaivatta luovutettavissa osakkaille.
Avoimuus on silti hyvä lähtökohta kaikelle toiminnalle. Asiakirjojen esittelyssä on tärkeää, että taloyhtiön johto käyttää tapauskohtaista harkintaa ja pyrkii löytämään ratkaisun, joka sopii kaikille.
Annika Kemppinen,
asianajaja
