Aktiivinen viestintä sekä selkeä toimintastrategia rakentavat luottamusta isännöinnin ja hallituksen välille.
Asunto-osakeyhtiöissä yleistoimivalta on yhtiökokouksella. Tältä osin asunto-osakeyhtiö poikkeaa olennaisella tavalla osakeyhtiöistä, joissa hallituksen ja mahdollisen toimitusjohtajan toimivaltuudet korostuvat.
Asunto-osakeyhtiön hallituksen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa myös siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on järjestetty asianmukaisesti. Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen muun ohella toimiin, jotka yhtiön koko ja toiminta huomioon ottaen ovat epätavallisia tai laajakantoisia tai vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämiseen. Päätös tarvitaan myös silloin, kun toimet vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan velvollisuuteen maksaa yhtiövastiketta tai muihin osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämisestä aiheutuviin kustannuksiin.
Isännöitsijän tehtävänä on puolestaan huolehtia kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöitsijän valinta ja mahdollinen erottaminen kuuluvat hallitukselle. Isännöitsijän tehtävät ovat määritelty asunto-osakeyhtiössä yleisluontoisesti, mutta niiden hoitamisen tulee lähtökohtaisesti tapahtua aina hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Marssijärjestys niin yhtiökokouksen, hallituksen kuin isännöitsijän välisen toimivallan suhteen on näin ollen teorian tasolla selkeä, mutta käytännön elämässä asia ei välttämättä ole aina näin.
Pienet juoksevat työt sallittuja ilman lupaa
Isännöitsijällä on oikeus ryhtyä epätavallisiin ja laajakantoisiin toimenpiteisiin ilman yhtiökokouksen tai hallituksen valtuutusta ainoastaan kiireellisissä tapauksissa, joissa ei yksinkertaisesti ole aikaa odottaa valtuutusta. Esimerkiksi äkillisen vesivahingon tai tulipalon sattuessa isännöitsijän on ryhdyttävä viivytyksettä vahingon rajoittamista koskeviin toimenpiteisiin, jotta taloyhtiölle ja sen asukkaille aiheutuvat vahingot jäävät mahdollisimman vähäisiksi. Isännöitsijän tulee luonnollisesti informoida hallitusta toimista mahdollisimman pikaisesti.
Isännöitsijällä on lisäksi oikeus päättää itsenäisesti pienehköistä juoksevista korjaus- ja huoltotöistä, mikäli niiden suorittamiseen on varauduttu yhtiökokouksen vahvistamassa talousarviossa. Talousarviolla on siten merkitystä niin hallituksen kuin isännöitsijän valtuuksien laajuuden arvioinnissa.
Selkeät toimintasäännöt ja avoin viestintä etusijalla
Ammattitaitoisen isännöinnin merkitystä taloyhtiön toiminnan kannalta ei pidä aliarvioida, sillä ehdoton enemmistö taloyhtiön osakkaista ja myös hallituksen jäsenistä ovat maallikoita asunto-osakeyhtiö- ja kiinteistöasioiden suhteen. Olennainen osa isännöinnin ammattitaitoa on avoin ja täsmällinen viestintä. Hallituksen ja isännöitsijän päivittäistä työtä ja työnjakoa helpottaa huomattavasti, jos taloyhtiölle on laadittu selkeä toimintastrategia muun muassa kunnossapito- ja huoltotöitä sekä niiden tilaamista koskien. Tämä edesauttaa tehokasta ja tarkoituksenmukaista johtamista sekä hallituksen ja isännöitsijän työnjakoa. Hallituksen ja isännöitsijän väliseen toimivaan vuorovaikutukseen panostaminen on kuitenkin se tärkein keino, jolla mahdollisilta turhilta epäselvyyksiltä ja ristiriidoilta yhtiön johdossa vältytään.
Mikko Ravi,
asianajaja, varatuomari
