Taloyhtiön yhtiökokoustilan valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota paitsi lain vaatimuksiin, myös tilan käytännön toimivuuteen ja neutraaliuteen.
Asunto-osakeyhtiölaki ei määrittele tarkasti, millaisessa tilassa yhtiökokous tulee pitää. Laki ainoastaan edellyttää, että kokous järjestetään yhtiön kotipaikassa, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Lisäksi kokouspaikan valinnan on oltava sellainen, että osakkailla on mahdollisuus osallistua kokoukseen.
– Kokouspaikan valinnassa tulee siis käyttää harkintaa, mutta tärkeintä on, että tila soveltuu kokouksen järjestämiseen. Jos asialistalla on tavallista painavampia kohtia käsiteltävänä, sitä suurempi merkitys on tilan toimivuudella, Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n lakimies OTM Anna Pasanen sanoo.
Kokoustilan ympäristö, sijainti ja sisustus voivat merkittävästi vaikuttaa tilaisuuden onnistumiseen. Yhtiökokoustilan tulisi olla kaikille osallistujille helposti saavutettavissa, riittävän kokoinen ja varustettu tarvittavilla mukavuuksilla, kuten istumapaikoilla ja mahdollisuudella kokoustekniikan käyttöön. Hyvin valaistu, hiljainen ja ergonominen tila tukee keskittymistä, kun taas hälyisä, ahdas tai visuaalisesti levoton ympäristö voi häiritä kokouksen kulkua.
– Esimerkiksi taloyhtiön kerhohuone tai väestönsuoja ei välttämättä ole paras valinta, vaikka olisikin lähellä asukkaita. Kiikkerät tuolit, kehno kokoustekniikka tai huono akustiikka voivat tehdä tilaisuudesta kaikille epämiellyttävän.
Lue tästä yhtiökokouspaikoista, jotka ovat jääneet kiinteistöjuristien mieleen
Uskonnollisten yhteisöjen tilat kokouspaikkana
Valintaa tehdessä kannattaa myös pohtia, onko tila ympäristönä neutraali ja miellyttävä kaikille osallistujille. Tavoitteena on, että jokainen osakas voi osallistua kokoukseen ilman häiriötekijöitä.
Vaikka uskonnollisen yhteisön tiloissa järjestetty yhtiökokous ei tee lain mukaan kokouksesta uskonnollista tilaisuutta, voi paikka herättää joissakin osakkaissa epämukavuutta.
– Mikäli yhtiön hallitus tietää osakkaiden suhtautuvan tällaiseen tilaan neutraalisti, sen käyttämiselle ei ole estettä. Jos varmuutta asiasta ei ole, on suositeltavaa valita muu kokoustila, Pasanen korostaa.
Samankaltaisia pohdintoja voidaan tehdä myös muiden erityispiirteisten tilojen, kuten poliittisten puolueiden omistamien tilojen tai esimerkiksi ravintoloiden kohdalla. Tiloja valitessa on hyvä käyttää tervettä harkintaa ja suosia neutraaleja vaihtoehtoja.
– Tärkeintä kokoustilan valinnassa on arvioida, soveltuuko tila yhtiökokouksen pitämiseen. Vaikka jotkin tilat saattavat herättää tunteita, ei epämukavuuden kokeminen tee kokouksesta laillisesti kelvotonta. Yhtiön hallituksen kannattaa kuitenkin valita tila, jossa kaikkien osallistuminen on mahdollisimman mutkatonta ja miellyttävää, Pasanen muistuttaa.
Lue lisää:
Edessä taloyhtiön yhtiökokous? Katso listalta tilaisuuden kaikki oleellisimmat asiat
Kuva: Shutterstock
