Sosiaalisen median alustat sopivat parhaiten taloyhtiön epäviralliseen tiedottamiseen ja keskusteluun. On tärkeää kuitenkin muistaa, että ne eivät välttämättä ole kaikkien asukkaiden ja osakkaiden tavoitettavissa.
Yhtiön keskeisimmät ja olennaisimmat tiedotettavat asiat liittyvät yleensä tuleviin yhtiökokouksiin. Toisinaan tehtäviin kuuluu viestittää osakkaille tulevista korjaus- ja huoltotöistä. Taloyhtiöllä voi lisäksi olla tarvetta muistuttaa asukkaitaan taloyhtiön säännöistä. Nykyisin taloyhtiöt voivat valita useiden viestintäkanavien joukosta itselleen parhaiten toimivat: internetsivut, ilmoitustaulu, jokaiseen asuntoon jaettava paperinen tiedote, tekstiviesti, sähköposti, sosiaalinen media, kirje, asukas-TV, porraskäytävänäyttö, hallituksen/isännöitsijän kyselytunti, asukaskansio ja asukasopas. Taloyhtiön viestinnässä avainasemassa on suunnitelmallisuus. Riittävä viestintä mahdollistaa osakkaiden osallistumisten taloyhtiön päätöksentekoon, lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa asumisviihtyvyyttä.
Sähköisten viestintäkanavien etu on nopeus ja helppous
Sähköiset alustat, kuten taloyhtiön verkkosivut, tarjoavat asukkaille mahdollisuuden etsiä tietoa silloin, kun se heille parhaiten sopii. Verkkosivut tai muut sähköiset palvelut toimivat yhtiön virallisina viestintäkanavina silloin, kun ne kuuluvat taloyhtiön isännöintiä hoitavan isännöintiyrityksen tarjontaan. Tällöin ei ole riskiä siitä, että sivuja päivitetään vain silloin, kun tähän toimeen nimetty osakas ehtii sen tehdä muilta kiireiltään.
Sosiaalinen media, kuten Facebook tai Whatsapp voivat myös olla hyödyllisiä työkaluja informaation jakamisessa. Näitä kanavia voi käyttää epävirallisempaan tiedottamiseen ja keskusteluun asukkaiden kanssa. Taloyhtiön onkin suositeltavaa käyttää useita välineitä viestinnässään.
Kaikki asukkaat ja osakkaat eivät halua, ehdi tai osaa käyttää digitaalisia kanavia tai seurata sosiaalista mediaa. Kun yhtiössä suunnitellaan sähköisten viestintämenetelmien käyttöönottoa, on tärkeää varmistaa, että päätös ei vaaranna kohtuuttomasti osakkaiden tasapuolisia tiedonsaantioikeuksia. Taloyhtiön hallituksen ja isännöinnin tehtävä onkin arvioida, miten tiedonkulku varmistetaan kaikille taloyhtiön osakkaille ja asukkaille. Lisäksi täytyy muistaa, että yhtiökokouskutsua ei voida toimittaa sähköisesti niille osakkaille, jotka eivät ole antaneet suostumustaan kutsun vastaanottamiseen sähköisesti.
Kuva: Shutterstock
