Varajäsen on lain mukaan kutsuttava kokoukseen aina silloin, kun hallituksen joku varsinainen jäsen on estynyt. Yhtiö voi kuitenkin päättää käytännöstä kutsua varajäsenet kaikkiin hallituksen kokouksiin – se on suositeltava toimintatapa.
Viimeistään hallituksen järjestäytymiskokouksessa olisi hyvä päättää, kutsutaanko varajäsenet paikalle aina vai ainoastaan tarvittaessa. Lisäksi on hyvä sopia varajäsenten kutsujärjestyksestä, mikäli tätä ei ole vielä yhtiökokouksessa päätetty. Varajäsenten kutsuminen kaikkiin kokouksiin on suositeltavaa, sillä tällöin varajäsen on valmiiksi jo paikalla, mikäli varsinaiselle jäsenelle tulee viime hetken este.
Useimmissa taloyhtiöissä on tapana kutsu varajäsenet hallituksen kokoukseen paikalle aina, vaikka hallitus olisi täysimääräisesti koolla. Säännöllisesti kokouksiin osallistumalla varajäsenet pysyvät paremmin selvillä meneillään olevista asioista. Aktiivisilla hallituksen varajäsenillä on lisäksi parempi mahdollisuus siirtyä tarvittaessa hallituksen varsinaisiksi jäseniksi. Hallituksella ei sinänsä ole kuitenkaan velvollisuutta kutsua varajäsentä kokouksiin.
Kokouksissa, joissa paikalla ovat kaikki varsinaiset jäsenet, ei varajäsenellä ole äänioikeutta eikä häntä oteta huomioon laskettaessa hallituksen kokouksen päätösvaltaisuutta tai hallituksen päätöksen edellyttämää enemmistöä. Varajäsenellä ei myöskään ole näissä tilanteissa automaattisesti puheoikeutta, mutta se voidaan hänelle myöntää. Mikäli varajäsenet osallistuvat hallituksen päätöksentekoon kaikkien varsinaisten jäsenten ollessa paikalla, päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä ja on tällöin pätemätön.
Kokouspalkkiota voi nostaa vain sellainen varajäsen, joka toimii varsinaisen jäsenen tilalla. Yhtiökokous voi kuitenkin päättää, että palkkio maksetaan kaikista kokouksista myös varajäsenelle. Kokouspalkkioiden maksamisella kaikista kokouksista on keino kannustaa varajäseniä osallistumaan hallituksen kaikkiin kokouksiin.
Kuva: Shutterstock
