Osakkaalla on asunto-osakeyhtiölain perusteella oikeus saada asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi. Tieto vaatimuksesta tulee kuitenkin toimittaa hallitukselle ajoissa. Pyyntö tehdään kirjallisesti.
Osakkaan asia voidaan ottaa yhtiökokouksen asialistalle ainoastaan silloin, kun kyse on yhtiökokouksen toimivaltaan liittyvästä päätöksenteosta. Osakkaan tulee toimittaa vaatimus hallitukselle niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää yhtiökokouskutsuun.
Lain esitöissä on todettu, että vaatimuksen tulisi olla saapunut hallitukselle viikkoa ennen lain tai yhtiöjärjestyksen mukaista aikaisinta mahdollista kokouskutsun toimittamisajankohtaa. Käytännössä kuitenkin osakkaan vaatimus tulisi olla hallituksella ennen yhtiökokousta edeltävää hallituksen kokousta, jossa päätetään yhtiökokouskutsun sisällöstä. Jos kokouskutsut on jo toimitettu, ei uutta täydennyskutsua tarvitse toimittaa, vaan osakkaan esittämä vaatimus on käsiteltävä seuraavassa yhtiökokouksessa.
Ajoissa olemisen lisäksi, osakkaan tulee muistaa esittää käsiteltävää asiaa koskeva vaatimus hallitukselle kirjallisesti. Vaatimus voidaan toimittaa myös isännöitsijälle, jonka tehtävä on viedä asia hallitukselle. Osakkaan asia on mainittava vaatimuksessa selkeästi, mutta sitä ei tarvitse perustella.
Mikäli osakas on esittänyt vaatimuksensa hallitukselle kirjallisesti riittävän ajoissa ja kysymys on yhtiökokouksen toimivaltaan kuuluvasta asiasta, ei hallitus voi lähtökohtaisesti kieltäytyä sisällyttämästä osakkaan vaatimusta kokouskutsuun. Jos osakas kuitenkin vaatii äskettäin yhtiökokouksessa käsitellyn asian uudelleenkäsittelyä, voi hallitus tästä kieltäytyä.
Vinkki hallitukselle! Vaatimuskirje kannattaa liittää yhtiökokouskutsuun. Näin käsiteltävä asia tulee esiteltyä muille juuri siinä muodossa kuin osakas on itse sen muotoillut.
