Kiinteistönhoitosopimus on taloyhtiön arjen kannalta tärkeä dokumentti, mutta huolimattomasti laadittuna se voi tuoda mukanaan riskejä. Selkeä ja hyvin suunniteltu sopimus varmistaa palveluiden toimivuuden ja suojaa taloyhtiötä ikäviltä yllätyksiltä.
Yksi yleisimmistä ongelmista kiinteistönhoitosopimuksissa on vastuualueiden epäselvyys. Jos kiinteistönhoitosopimus määrittele tarkasti, mitä palveluntarjoajan vastuulle kuuluu, taloyhtiö voi joutua tilanteeseen, jossa tarvittavat työt jäävät tekemättä tai niistä syntyy lisäkustannuksia. Tarkkuus korostuu etenkin talvisin, jolloin huolimattomasti hoidettu talvikunnossapito – kuten liukkauden torjunta tai lumenpoisto – voi johtaa paitsi turvallisuusriskeihin myös vakaviin oikeudellisiin vastuukysymyksiin.
Sopimuksen tulee olla ilmaisultaan selkeä ja kattaa kaikki tarvittavat palvelut, aina teknisistä tarkastuksista siivoukseen ja ulkoalueiden huoltoon. Lisäksi on tärkeää määritellä tarkasti palvelujen suoritusajankohdat ja laatuvaatimukset, jotta odotukset ja käytännön toteutus vastaavat toisiaan.
Hinnoittelun selkeys ehkäisee yllättäviä kustannuksia
Kiinteistönhoitosopimuksiin voi liittyä yllätyksiä kustannusten suhteen, jos hinnoitteluperusteita ei ole selkeästi määritelty. Esimerkiksi lisätyöt tai erityistilanteet, kuten poikkeuksellisen runsaslumiset talvet, voivat aiheuttaa odottamattomia lisäkuluja. Tämän vuoksi sopimuksessa on tärkeää tarkasti erotella perushintaan sisältyvät palvelut ja mahdollisten lisätöiden hinnoittelumalli. Pyydä aina kattava tarjous, joka sisältää kaikki olennaiset palvelut ja selventää mahdolliset lisämaksut. Näin taloyhtiö voi ennakoida kustannuksia paremmin ja välttää budjettiylityksiä.
Sopimuskauden pituus ja joustavuus
Sopimuskauden pituus on kriittinen tekijä taloyhtiön joustavuuden ja palvelun laadun varmistamisessa. Liian pitkät sopimuskaudet voivat sitoa taloyhtiön heikkolaatuiseen palveluntarjoajaan, kun taas liian lyhyet sopimukset lisäävät kilpailutustarvetta ja hallinnollista työtä. Siksi kannattaa valita sopimuskausi, joka tasapainottaa yhteistyön jatkuvuuden ja joustavuuden.
Lisäksi sopimukseen on hyvä sisällyttää selkeät irtisanomis- ja purkuehdot, jotka mahdollistavat yhteistyön päättämisen, jos palvelu ei vastaa sovittuja laatuvaatimuksia. Näiden ehtojen avulla taloyhtiö voi suojautua pitkäaikaisilta ongelmilta ja tarvittaessa vaihtaa palveluntarjoajaa joustavasti.
Valvontakäytännöt varmistavat palvelun laadun
Ilman toimivaa valvontaa taloyhtiö voi päätyä tilanteeseen, jossa sovitut kiinteistönhoitopalvelut jäävät vajaiksi tai ne toteutetaan puutteellisesti. Esimerkiksi siivouksen taso, huoltotoimenpiteiden ajankohta tai teknisten järjestelmien tarkastukset voivat jäädä toteutumatta tai viivästyä, jos kukaan ei seuraa palveluntarjoajan työn laatua.
Selkeiden valvontakäytäntöjen avulla varmistetaan palveluiden oikea-aikainen ja laadukas toteutus. Lisäksi suosittelen nimeämään taloyhtiöstä vastuuhenkilön, joka seuraa kiinteistönhoidon toteutumista ja toimii yhteyshenkilönä palveluntarjoajan suuntaan.
Sopimuksessa tulee mainita palveluiden suoritusajankohdat ja työn laatuvaatimukset sekä sanktioehdot viivästyksen tai sovitun palvelutason alittamisen varalta.
Asiantuntija auttaa välttämään riskit
Sopimuspohjat, jotka eivät huomioi kiinteistön erityispiirteitä, voivat aiheuttaa ongelmia. Yksityiskohtien puuttuminen tai liian yleisluontoiset sopimukset johtavat usein tilanteisiin, joissa taloyhtiön odotukset ja toteutuneet palvelut eivät kohtaa. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on tärkeää kartoittaa taloyhtiön erityistarpeet ja sisällyttää ne sopimukseen.
Kiinteistönhoitosopimuksiin liittyy usein juridisia yksityiskohtia, kuten vastuunjaon määrittelyä, sopimusehtojen tulkintaa ja riitatilanteiden ennakointia, jotka edellyttävät oikeudellista asiantuntemusta. Suosittelenkin hyödyntämään sopimuksen laadinnassa kiinteistöjuristin osaamista. Siten voit varmistua siitä, että sopimukseen sisällytetään kaikki olennaiset kohdat sekä ehdot, jotka suojaavat taloyhtiön oikeuksia ja vähentävät taloudellisia riskejä.
Marina Furuhjelm,
asianajaja
