Isännöitsijän vaihto ei tapahdu nappia painamalla. Kiinteistöjuristin mukaan prosessissa mahdollisesti syntyvät epäselvyydet liittyvät tyypillisesti sopimusasioihin ja tietojen siirtoon.
Taloyhtiön asioita hoitava isännöintiyritys voi vaihtua yllättävistä ja pakottavista syistä, esimerkiksi isännöintiyrityksen ajautuessa konkurssiin. Useimmiten muutoksen taustalla on kuitenkin taloyhtiön halu parantaa isännöintipalvelun tasoa. Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n toimitusjohtaja ja asianajaja Kai Haarma kertoo, että vaihdokset ovat taloyhtiömaailmassa yllättävän yleisiä. Kiinteistöjuristin vinkkelistä niihin liittyy kuitenkin tarpeettoman paljon epätietoisuutta ja ongelmia.
– Se on huolestuttavaa. On erittäin tärkeää, että taloyhtiössä varaudutaan vaihdokseen huolellisesti ja hyvissä ajoin. Vain siten voidaan ehkäistä mahdollisia riitoja, Haarma painottaa.
Lue tarkkaan voimassa oleva isännöintisopimus ja toimi vasta sitten
Kun isännöintiyrityksen vaihto tulee ajankohtaiseksi, taloyhtiön hallituksen tulee ensimmäisenä ottaa esiin voimassa oleva isännöintisopimus ja tarkistaa siitä irtisanomisehdot. Isännöintipalvelujen yleisten sopimusehtojen (ISE 2007) mukaan toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on kolme kuukautta. On kuitenkin mahdollista, että asiasta on sovittu toisin eli sopimukseen onkin merkattu pidempi aika. Sitovaa sopimusta uuden yrityksen kanssa ei siis pidä tehdä, ennen kuin tämä ajankohta on varmistettu.
– Olen törmännyt tilanteisiin, jossa taloyhtiön hallitus on olettanut irtisanomisajasta jotain muuta kuin mitä sopimuksessa lukee. Tämä on ikävä yllätys, jos uuden yrityksen kanssa on jo ehditty sopia aloittamisesta, Haarma kertoo.
Yleisten ehtojen mukaan irtisanomisaika lasketaan irtisanomisesta, ei kuukauden viimeisestä päivästä. Voi olla, että tästäkin on sovittu toisin eli asia selviää ainoastaan sopimukseen kurkkaamalla.
Muista siirtää sähköpostikirjeenvaihto
Tietojen siirto vanhasta yrityksestä uuteen, on oleellinen osa vaihdosprosessia. Vuosien aikana kerääntyneiden asiakirjojen kokoaminen voikin olla melkoinen savotta uudelle isännöintiyritykselle, jonka vastuulle työ kuuluu. Dokumentteihin lukeutuvat niin kirjanpito, taloustiedot kuin kokousten pöytäkirjatkin. Lisäksi täytyy ottaa haltuun muun muassa pankkiasiat sekä tehdä osoitteenmuutokset ja muut ilmoitukset.
Vaikka vastuu tietojen keruusta on uudella yrityksellä, hallituksen tulee olla tietoinen prosessin kulusta, ja varmistaa osaltaan, että kaikki oleellinen on varmasti mennyt eteenpäin. Haarma muistuttaa, että tietojen siirto koskee myös sähköpostikirjeenvaihtoa.
– Urakkariitoihin liittyvät reklamaatiot ja polveilevat keskustelut löytyvät usein sähköposteista. Jos nämä tiedot katoavat, taloyhtiö on pulassa. Tietojen välittämiseen seuraavalle isännöitsijälle täytyy aidosti ja oikeasti panostaa, Haarma painottaa.
Haarma kertoo esimerkin eräästä asiakkaastaan, noin kymmenen vuotta vanhasta taloyhtiöstä, jonka asioita oli vuosien kuluessa hoitanut kolme eri isännöintitoimistoa ja yhteensä 12 eri isännöitsijää. Taloyhtiössä syntynyttä urakkariitaa ratkoessa selvisi, että alkuperäistä reklamaatiota on mahdotonta enää löytää.
Järjestelmät voivat aiheuttaa kitkaa
Taloyhtiöiden tulee tiedostaa, että yritysten yhteen sopimattomat kiinteistönhallintaohjelmistot voivat tehdä siirrosta hyvinkin työlään ja tyyriin prosessin. Jos tieto on sähköisessä muodossa, se kuuluu luovuttaa samassa muodossa. Mikäli kaikkia tietoja ei voida siirtää sähköisesti, tiedossa voi olla aikaa vievää manuaalista työtä. Haarma muistuttaa, että hyvään isännöintitapaan kuuluu, että vanha yritys pyrkii edistämään tietojen siirtoa, vaikka motivaatiota työhön ei välttämättä löydy – etenkin, jos työ siirtyy kilpailijalle. Jos asiakirjoja ja tietoja ei kuulu kohtuullisen ajan sisällä, uudella isännöitsijällä on oikeus vaatia niitä.
– Taloyhtiö omistaa kaiken kiinteistöä koskevan, toimeksisaajalle luovutetun, tulevan ja kerättävän tiedon. Joidenkin tietojen omistusoikeudesta on saatettu myös sopia isännöintisopimuksessa, ja se voi vaikuttaa niiden luovutusvelvollisuuteen, Haarma kertoo.
Taloyhtiön hallituksella on tärkeä rooli
Haarman mielestä taloyhtiöiden kannattaa aina pohtia isännöintiyrityksen vaihtoa laatu ja toiminnot edellä. Jos päätös perustuu pelkästään edulliseen hintaan, lopputulos voi olla suuri pettymys.
– Kun sitten siirtoon lähdetään, prosessi tulee valmistella ja aikatauluttaa tarkasti. Lisäksi taloyhtiössä on viisasta varautua yllättäviin henkilövaihdoksiin siten, että kaikki taloyhtiön tieto ei ole vain yhden ihmisen varassa, Haarma sanoo.
Siirtoon liittyvien ongelmien välttämiseksi hän kannustaa tekemään taloyhtiön hallitusta laatimaan kuittauslistan kaikista olemassa olevista dokumenteista ja kirjaamaan pöytäkirjaan, että kaikki tiedot ovat siirtyneet eteenpäin uudelle yritykselle. Sujuvan prosessin kulmakiviä ovat myös aktiivinen ja avoin viestintä eri osapuolten välillä.
Viisi vinkkiä taloyhtiön hallitukselle: Näin isännöintiyritys vaihtuu sujuvasti
- Tarkista isännöintisopimuksesta irtisanomisaika ennen kuin uusi sopimus allekirjoitetaan.
- Tee ennakkovalmistelut huolella, aikatauluta prosessi ja pidä alkuun tilannepalaveri uuden isännöitsijän kanssa.
- Laadi kuittauslista kaikista siirrättävistä dokumenteista ja varmista sen avulla, että kaikki tiedot ovat menneet eteenpäin uudelle isännöitsijälle.
- Muista siirtää sähköpostikirjeenvaihto. Se voi sisältää tärkeää tietoa esimerkiksi reklamaatioihin liittyen.
- Panosta avoimeen ja selkeään viestintään läpi prosessin.
