Hyvä hallintotapa antaa opastusta siihen, kuinka asiat voidaan hoitaa taloyhtiössä paremmin kuin mihin lainsäätäjä minimissään velvoittaa. Suosituksen tarkoituksena on juurruttaa hyviä käytäntöjä osaksi toimintaa. Nostan esiin kolme esimerkkitapausta.
1. Isännöitsijänvaihdoksen kriittinen alkutaival
Ongelma: Hallituksen ja uuden isännöitsijän väliselle aloituspalaverille ei tuntunut löytyvän aikaa, eikä hallitus oikein ymmärtänyt, miksi sellainenkin olisi muka pitänyt järjestää. Eikö se isännöitsijä nyt tiedä ja osaa hommiaan. Isännöitsijänvaihdoksen aikaan kesken olleiden asioiden hoitaminen takkusi, ja yhteistyöhön tuli särö heti alkumetreillä. Isännöitsijä toi hallituksen puheenjohtajan mielestä vähäpätöisetkin asiat hallituksen ratkottavaksi.
Miten tilanne voitaisiin välttää: Hyvä hallintotapa suosittaa (Suositus 31), että hallituksen ja isännöitsijän yhteistyöhön panostetaan, erityisesti sopimussuhteen alkaessa mutta myös koko isännöintisuhteen ajan. Kapulan vaihtamiseen ja toimintatapojen sopimiseen panostaminen säästää takuulla molempien osapuolten aikaa jatkossa. Lisäksi kun hallitus ja isännöitsijä sopivat isännöitsijän asemavaltuudelle konkreettiset rajat (euromäärä tmv.), on isännöitsijän paljon selkeämpää ja mielekkäämpää hoitaa yhtiön hallintoa, eikä hallituksen päätöstä tarvita jokaiseen risahdukseen. Yhteistyön kehittämistä ei sovi unohtaa: tsekkipalaverit vaikkapa neljännesvuosittain ovat oiva ratkaisu luottamussuhteen syventämiseen.
2. Taloyhtiö, joka ei osannut päättää
Ongelma: Taloyhtiössä päätöksiä tehtiin tuuliajomentaliteetilla: ensin päätettiin yhtä, seuraavana vuonna jotain ihan muuta. Hallitus ei kuunnellut asukkaita, eikä siis tiennyt, mitä asioita osakkaat olisivat halunneet edistää. Yhtiössä oli syntynyt kuppikuntia, jotka kyräilivät keskenään. Hallitus ei uskaltanut tehdä sille kuuluvia päätöksiä, vaan siirsi kaikki asiat yhtiökokoukseen. Kun asioita ei saatu päätettyä, isännöitsijä tuskastui. Lisäksi isännöitsijän puhelin lauloi taukoamatta, kun tyytymättömät osakkaat purkivat tuntojaan.
Miten tilanne voitaisiin välttää:
Hyvä hallintotapa nro 1 määrittää, että taloyhtiöllä tulee olla osakkaiden yhteisen tahtotilan mukainen strategia. Kun strategia on laadittu, yhtiöllä on selkeä käsitys siitä, mihin tässä taloyhtiössä panostetaan, millainen taloyhtiö halutaan olla. Hallitus ja isännöitsijä pystyvät hallinnon hoidossa tukeutumaan strategisiin linjauksiin, ja tietävät toimivansa oikein. Kiitos strategian, taloyhtiö toimii suunnitelmallisesti, ja hallituksen sekä isännöitsijän työ rullaa. Vuosisuunnittelu ja talousarvio on helppo laatia, ja yhtä järkevää ja johdonmukaista päätöstä seuraa toinen.
3. Hyvä hallintotapa suosittaa suunnitelmallista hallitustyötä
Ongelma: Hallituksen jäsenet olivat kiireisiä, eikä aikaa kokouksille tuntunut löytyvän. Kokouksia sovittiin lyhyellä aikajänteellä, ja asioita jouduttiin päättämään hätäisen valmistelun pohjalta. Saman asian takia piti kokoontua usein monta kertaa, kun ad hoc -meiningillä isännöitsijällä ei ollut ollut edes mahdollisuutta selvittää tai tuoda käytäntöön edellisessä kokouksessa sovittuja asioita. Niin hallitus kuin isännöitsijäkin koki tilanteen epätyydyttävänä.
Miten tilanne voitaisiin välttää: Hyvä hallintotapa suosittaa, että hallitus laatii toimintaansa varten kirjallisen työjärjestyksen ja suunnitelman kokousten pitoajankohdista (Suositus 14). Näin myös isännöitsijä pystyy paremmin aikatauluttamaan tarvittavat selvitykset ja päätösten valmistelun, ja asiat ovat sovittuna aikana valmiita päätettäväksi. Hallituksen kokoukset ovat tehokkaampia, eivät useiden tuntien maratoneja. Hyvissä ajoin tiedossa olevia kokouksia pystytään pitämään tarvittaessa paremmin myös kasvokkain, vaikka hallitustyöskentely hoidetaankin aikaasäästäen pääsääntöisesti teams- ja puhelinkokouksina.
Jaana Sallmén,
asianajaja, varatuomari LKV
