Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen on muuttanut yhtiökokouskäytäntöjä ja tuonut haasteita omistajatietojen ajantasaisuuteen. Näin mahdollisiin epäselvyyksiin voi varautua.
Kevät on asunto-osakeyhtiöille yhtiökokousten aikaa. Tässä vaiheessa suurin osa taloyhtiöistä on jo siirretty huoneistotietojärjestelmään, ja tämä muutos on toisinaan aiheuttanut hieman päänvaivaa kokouksen järjestelyissä sekä kutsun lähettämisessä.
Huoneistotietojärjestelmän myötä osakeluettelon ylläpito on siirtynyt Maanmittauslaitoksen vastuulle. Tämä tarkoittaa, että yhtiön hallituksen ja isännöitsijän on varmistettava omistajatietojen ajantasaisuus huoneistotietojärjestelmästä ennen yhtiökokouskutsujen lähettämistä. Kutsu lähetetään huoneistotietojärjestelmään merkityille osakkeenomistajille, ja se voidaan toimittaa postitse tai sähköisesti, jos osakas on antanut siihen suostumuksensa.
Uudistus on tuonut mukanaan myös haasteita, erityisesti osakeluettelon ajantasaisuuden osalta. Ongelmia voi syntyä esimerkiksi silloin, jos omistajanvaihdoksen yhteydessä osakkeenomistaja ei ole vielä hakenut omistusoikeutensa rekisteröintiä tai jos rekisteröintihakemus on yhä käsittelyssä. Tällaisessa tilanteessa kutsu ei välttämättä tavoita oikeaa henkilöä.
Myös osakkeenomistajan osallistumis- ja äänioikeus yhtiökokouksessa perustuu osakehuoneistorekisterimerkintään. Esimerkiksi asuntokaupan yhteydessä myyjää on ohjeistettu valtuuttamaan uusi omistaja osallistumaan yhtiökokoukseen, jos osakeluettelossa näkyy vielä vanhan omistajan tiedot, mutta tämänhetkisen tiedon mukaan tämäkään järjestely ei ole aukoton.
Sähköposti-ilmoitus rekisteröinnistä riittää
Tämänhetkisen tiedon mukaan vanhan omistajan tiedot poistuvat osakeluettelosta siinä vaiheessa, kun uuden omistajan omistus on rekisteröity, vaikka uutta omistajaa ei vielä olisi merkitty osakeluetteloon. Tällainen tilanne voi olla käsillä esimerkiksi silloin, jos varainsiirtoveroa ei ole maksettu. Tällöin osakeluettelossa ei välttämättä ole lainkaan tietoa omistajasta, tai se saattaa sisältää vain osan yhteisomistajien tiedoista.
Maanmittauslaitoksen mukaan isännöitsijälle tulee sähköpostitse ilmoitus siitä, että Maanmittauslaitos on rekisteröinyt uuden omistajan omistuksen. Tällöin uudesta osakkaasta on tehty osakehuoneistorekisterimerkintä, mutta tätä ei ole vielä välttämättä merkitty osakeluetteloon. Maanmittauslaitoksen mukaan isännöitsijälle lähetetty sähköposti omistusoikeuden rekisteröinnistä on juridisesti pätevä tieto omistuksesta. Jos siis osakas ei vielä näy osakeluettelossa, hän voi silti osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää äänioikeuttaan taloyhtiössä tämän sähköposti-ilmoituksen nojalla. Jos uudesta omistajasta puuttuu tieto osakeluettelosta, olisi mielestäni uuden omistajan vastuulla esittää yhtiökokouksessa todistus omistusoikeuden kirjauksesta saadakseen äänioikeuden. Mikäli yhtiön on tarpeen selvittää esimerkiksi kokouskutsun lähettämistä varten huoneiston omistajatiedot, ne voi hankkia Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta tai isännöintijärjestelmän kautta.
Valmistaudu huolella, varaudu kysymyksiin
Hallituksen ja isännöitsijän kannattaa hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta tutustua Maanmittauslaitoksen ohjeistuksiin ja varautua vastaamaan osakkaiden kysymyksiin. Yhtiökokouksen puheenjohtajan on hyvä perehtyä huolellisesti huoneistotietojärjestelmästä saatavaan osakeluetteloon ennen kokousta ja varautua selvittämään osallistumis- ja äänioikeuteen liittyviä epäselvyyksiä. Jos osakeluettelossa ei ole tietoa omistajasta on syytä tarkistaa, onko kyseisestä huoneistosta tehty osakehuoneistorekisterimerkintä, jonka perusteella osallistumis- ja äänioikeus voitaisiin myöntää. Jos yhtiökokouksessa on paikalla henkilö, jolla ei ole osallistumis- ja äänioikeutta, kokous voi silti sallia hänen läsnäolonsa. Äänioikeutta ei kuitenkaan voi myöntää edes yhtiökokous.
Saara Mantere,
lakimies OTM
Lue lisää:
Taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostyötiedot huoneistotietojärjestelmään
