Viime aikoina on tullut paljon kysymyksiä uusista taloyhtiöille hankittavista sähköisistä avaimista ja avainhallintajärjestelmistä. Pelko tuntuu olevan, että hallituksen jäsen tai isännöitsijä ryhtyy ”kyttäämään” asukkaiden liikkumisia. Näin paha tilanne ei kuitenkaan ole.
Usein taloyhtiö päättää uusia lukituksen parantaakseen turvallisuutta tai helpottaakseen rikosten selvittämistä. Esimerkiksi kellaritiloihin tehdyt rikokset voi olla mahdollista jälkikäteen selvittää tällaisesta sähköisestä avainhallintajärjestelmästä. Lisäksi avainten uusiminen sujuu nopeammin ja on huomattavasti halvempaa, kun lukkoja ei tarvitse sarjoittaa mekaanisesti uudestaan.
Mistä siis on kyse? Sähköiset järjestelmät ja lukot keräävät informaatiota, joka on tarvittaessa luettavissa lukoista tai lukkojärjestelmästä. Sähkölukitus toimii niin, että kun asukas käyttää avaintansa, siitä jää merkintä lukkoon. Eli järjestelmästä voi saada sen tiedon irti, millä avaimella on mihin aikaan liikuttu ja mistä ovesta. Tällainen tieto tarvitaan kuitenkin lähinnä silloin kun rikoksia halutaan selvittää. Koska rikoksia selvittää poliisi tai muu esitutkintaviranomainen, on vain näillä tahoilla oikeus tarkastella lukkoon kerättyä tietoa.
Järjestelmän tiedoista muodostuu myös henkilörekisteri. Henkilötieto on luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaava merkintä. Henkilötietolain mukaan taloyhtiön, joka tässä tapauksessa on rekisterinpitäjä, on ennen rekisterin muodostamista mietittävä ja suunniteltava, mihin tarkoitukseen tietoja kerätään ja tietoja saa vain käyttää suunniteltuun tarkoitukseen. Myös lain mukainen rekisteriseloste on laadittava jo ennen rekisterin perustamista ja järjestelmän käyttöönottoa.
Jos taloyhtiö hankkii tällaisen sähköisen lukitusjärjestelmän, järjestelmän hankkiminen edellyttää enemmistöpäätöksen tekemistä yhtiökokouksessa, koska hankintakustannukset ovat yleensä merkittäviä. Erillisiä suostumuksia osakkailta ei kuitenkaan edellytetä. Lisäksi käyttöönotosta on tiedotettava asukkaille.
Marina Furuhjelm, Asianajaja
