Hallitus antoi syyskuun puolivälissä eduskunnalle esityksen huoneistotietojärjestelmästä. Toteutuessaan sähköinen osakehuoneistorekisteri (ASREK-hanke) tarkoittaa hyvästejä taloyhtiöiden paperisille osakekirjoille jo lähitulevaisuudessa. Mitä muutos tarkoittaa taloyhtiöissä, miten osakkaan tulee toimia ja mitä isännöinnin tehtäviin kuuluu?
Asunto-osakkeita koskevia tietoja on tähän asti hallittu yhtiökohtaisesti eri tietojärjestelmissä ja paperisissa dokumenteissa, mikä on ollut hidasta, monimutkaista ja kallista. Sähköinen osakehuoneistorekisteri selkeyttää systeemin kokoamalla oleellisen informaation yhteen sähköiseen tietojärjestelmään. Sen avulla osakkeiden omistus- ja panttaustiedot saadaan keskitetysti taloyhtiöiden, kiinteistönvälittäjien ja luottolaitosten saataville.
Kun kaikki asunto-osakkeita koskeva informaatio omistajamerkintöineen on keskitetty yhteen sähköiseen tietokantaan, voidaan myös paperiset osakekirjat jättää turvallisesti menneisyyteen. ASREKin myötä asunto-osakkaiden siirto ja panttaus tapahtuu kätevästi sähköisesti.
Osakekirjoja ei enää painateta
Rekisterijärjestelmään siirtyminen tapahtuu vaiheittain. Eduskunnalle annetun esityksen mukaan vuoden 2019 alusta alkaen kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt perustetaan sähköisesti ja osakekirjojen painatus lopetetaan. Uuden asunto-osakeyhtiön perustajaosakasta koskevat tiedot poimitaan järjestelmään suoraan kaupparekisteristä ja osakkeensaaja voi hakea kirjaamistaan osakkeenomistajaksi heti lain voimaantultua.
Osakeluetteloiden ylläpito Maanmittauslaitokselle
Jos osakehuoneistorekisteri toteutuu suunnitellusti, vanhojen taloyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle 1.5.2019—31.12.2022 välisenä aikana. Se tapahtuu ilmoittamalla eteenpäin osakeluettelon tiedot ja tieto yhtiöjärjestyksen lunastuslausekkeesta.
Sen jälkeen, kun taloyhtiö on suorittanut siirron, osakkeenomistaja voi hakea omistajakirjausta osakehuoneistorekisteriin ja paperisen osakekirjan mitätöimistä. Osakkeensaaja merkitään osakeluetteloon osakkeenomistajaksi vasta, kun hänen oikeutensa on kirjattu osakehuoneistorekisteriin ja varainsiirtoveron suorittamisesta on saatu selvitys. Paperinen osakekirja toimitetaan Maanmittauslaitokselle, joka mitätöi osakekirjan ennen omistusoikeuden kirjaamista osakehuoneistorekisteriin.
Osakkeensaajan on haettava omistajakirjausta aina, kun osake luovutetaan edelleen. Jos omistajakirjausta ei ole haettu viimeistään 10 vuoden kuluttua osakeluettelon siirtymisestä Maanmittauslaitokselle, osakkeenomistajan on sitä haettava voidakseen osallistua yhtiökokoukseen.
Kun ennen 1.1.2019 perustetun taloyhtiön osake luovutetaan ensimmäisen kerran, osakkeensaajan on haettava omistusoikeuden kirjaamista kahden kuukauden kuluessa luovutussopimuksen tekemisestä. Varainsiirtoverovapaassa luovutuksessa hakemus tehdään kahden kuukauden kuluessa omistusoikeuden siirtymisestä.
Isännöitsijä, näin valmistaudut!
Isännöinnillä on keskeinen rooli, kun osakkaita ja taloyhtiöitä koskevat tiedot kootaan yhteen sähköiseen palvelukokonaisuuteen. Tässä vaiheessa kannattaa varmistaa, että taloyhtiöiden tiedot ovat oikein Kaupparekisterissä. Myös isännöitsijöiden ja hallitusten puheenjohtajien tiedot poimitaan sieltä.
Varsinainen asiointi ASREK-järjestelmässä tapahtuu suomi.fi-tunnistuksen avulla. Valtuuta ja kouluta tarvittava toimistohenkilökunta järjestelmän käyttöön ennen vuodenvaihdetta 2019. Muista myös huolehtia isännöintijärjestelmän tietojen päivityksestä, jos osakeluettelon tarkistus ja tietojen siirto tapahtuu sen pohjalta.
ASREK teettää työtä, joten varaa tarpeeksi resursseja osakeluettelon tarkistukseen ja siirtoon. Seuraa aiheeseen liittyvää uutisointia, keskustele kollegojen kanssa ja ole ennen kaikkea liikkeellä hyvissä ajoin.
Eduskunnalle 14.9. annettu esitys on valmisteltu maa- ja metsätalousministeriön asettamassa Sähköisen asunto-osakerekisterin toteuttaminen -lainsäädäntötyöryhmässä, jossa ovat mukana oikeusministeriön, työ- ja elinkeinoministeriön, valtiovarainministeriön, ympäristöministeriön ja Maanmittauslaitoksen lisäksi Finanssiala ry, Isännöintiliitto, Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto, Suomen kiinteistöliitto ry. ja Suomen Kiinteistönvälittäjät ry.
