Taloyhtiöt saivat viime kevään yhtiökokouksille jatkoaikaa syyskuun loppuun asti. Jos kokous on vielä pitämättä, töihin on ryhdyttävä pikaisesti. Etäkokoustaminen on mahdollisen toisen tautiaallon kynnyksellä edelleen viisasta.
Koronakevään aikana monissa taloyhtiössä päätettiin siirtää yhtiökokous syksyyn. Tämän mahdollisti eduskunnan määräämä lakimuutos, joka sallii yhtiökokouksen pitämisen aina syyskuun 30. päivään saakka. Vielä keväällä kaukaiselta tuntunut päivämäärä, on saattanut kuitenkin yllättää pitkän lomakauden jälkeen. Myös koronatartuntojen määrän kasvu etenkin pääkaupunkiseudulla herättää kysymyksiä. Turvallisuuden täytyy edelleen olla etusijalla taloyhtiön kokouskäytännöissä. Jos taloyhtiön hallitus päättää fyysisestä kokoustamisesta, turvavälit, käsienpesu ja muut viranomaisten antamat suositukset täytyy ottaa huomioon.
Etäkokoustamisesta hyvää palautetta
Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n toimitusjohtaja, asianajaja Kai Haarma kertoo, että yhtiökokouksen järjestäminen etäyhteyksien avulla osoittautui koronakevään aikana hyväksi käytännöksi, josta tullee luonteva vaihtoehto taloyhtiön kokoustamiseen jatkossakin. Yrityksen oma Yhtiökokous etänä -paketti on kerännyt osallistujilta erinomaista palautetta
– Kokoukset ovat sujuneet hyvin ja on ollut ilahduttavaa huomata, että etäkokouksiin on osallistunut myös niitä osakkaita, joita harvemmin näkee tilaisuudessa. Jos jollain oli kokouksen alkuun epäilyksiä esimerkiksi tekniikkaan liittyen, ne saattoi unohtaa saman tien, Haarma kertoo.
Yhtiökokousta ei kuitenkaan voida kokonaan järjestää etäyhteyksien avulla, sillä lain mukaan on aina järjestettävä myös kokous, jossa kohdataan kasvokkain. Käytännössä tämä käy siten, että etäkokouksen yhteydessä pidetään tilaisuus, jossa paikalla on vähintään kaksi henkilöä.
Etäkokous ei kuitenkaan tarkoita ainoastaan etäyhteyksien reaaliaikaista hyödyntämistä, vaan tapoja on muitakin. Yksinkertaisin vaihtoehto etäosallistumiseen on pyytää osakkailta kanta kokouksessa käsiteltäviin joko postitse tai sähköpostitse ennen tilaisuutta. Lue tästä artikkelista lisää etäkokoustamisen käytännöistä.
Päätös etäkokoustamisesta kannattaa nyt tehdä pikaisesti, sillä kokouskäytäntö ohjeineen on avattava yhtiökokouskutsussa. Yhtiökokous on kutsuttava koolle viimeistään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta.
