Korona-epidemian aikana on ilmennyt ongelmia erilaisten tiedoksiantojen, kuten hallintaanottovaroitusten antamisessa. Mitä keinoja taloyhtiöllä on, kun tarvittavat varoitukset ja päätökset täytyy saada toimitettua turvallisesti perille?
Lain mukaan ennen mahdollisen hallintaanottopäätöksen tekemistä, on osakkaalle ja huoneiston vuokralaiselle annettava asiasta kirjallinen varoitus. Hallintaanottovaroitus ja hallintaanottopäätös toimitetaan vastaanottajalle haasteen tiedoksiantamisesta säädetyllä tavalla tai muulla todistettavalla tavalla.
Jos osakkeenomistajaa tai vuokralaista ei yrityksistä huolimatta tavoiteta, varoitus voidaan toimittaa kirjatulla kirjeellä, joka katsotaan tulleen vastaanottajan tietoon seitsemäntenä päivänä siitä, kun kirje on annettu postin kuljetettavaksi. ”Muu todistettava tapa” on esimerkiksi se, että vastaanottaja kuittaa saaneensa varoituksen tai varoitus annetaan esteettömän todistajan läsnä ollessa. Riski mahdollisesta sairastumisesta voi kuitenkin estää näiden keinojen käyttämisen, kuten haastemiesten osalta on käynyt.
Mitä tehdä, kun haastemies ei vie varoitusta perille?
Ainakin osa haastemiehistä on palauttanut tiedoksiannon merkinnällä, että asiakirjoja ei epidemian takia voida toimittaa pyydetyssä tai säädetyssä ajassa. Tilanne on erityisen ongelmallinen silloin, kun taloyhtiön pitäisi antaa tiedoksi jo tehty hallintaanottopäätös. Lain mukaan päätös on annettava tiedoksi 60 päivän kuluessa päätöksen tekemisestä.
Muita mahdollisia tapoja ovat kirjattu kirje tai saantitodistuksella toimitettu kirjelähetys, joka myös noudetaan postista. Nopeampi tapa voisi olla sähköpostilla toimitettava varoitus, mutta ollakseen pätevä, siihen on saatava vastaanottajan kuittaus. Riittävänä on pidetty sitäkin, jos osakkeenomistaja on ollut läsnä asiaa käsittelevässä kokouksessa ja saa siellä päätöksen tiedoksi. Koska laki nimenomaan velvoittaa antamaan varoituksen ja päätöksen tiedoksi, pelkkä osakkaan läsnäolo hallituksen kokouksessa tai yhtiökokouksessa ei riitä tiedoksiannoksi.
Sijaistiedoksianto vaihtoehtona
Valitettavan usein on niin, että lähetettyä kirjettä ei kuitenkaan noudeta eikä sähköpostiin saada vastausta. Osakasta tai asukasta ei muutoinkaan aina tavoiteta yrityksistä huolimatta. Tällöin varoitus voidaan antaa sijaistiedoksiantona. Tämä tarkoittaa sitä, että varoitus lähetetään kirjatulla kirjeellä, jonka katsotaan tulleen vastaanottajan tietoon seitsemäntenä päivänä siitä, kun kirje on annettu postin matkaan. Tämä tiedoksianto toimii siis myös silloin, kun osakas ei kirjettä todellisuudessa nouda. Näissä tapauksissa on oleellista kyetä jälkeenpäin pystyä osoittamaan, että osakasta tai asukasta on tavoiteltu riittävän tehokkaasti.
Mielestäni haastemiehen ilmoitus siitä, että epidemia on estänyt tiedoksiannon toimittamisen, tulisi olla riittävää taloyhtiön kannalta. Tällöin voitaisiin valita menettelytavaksi sijaistiedoksianto. Täyttä varmuutta tästäkään keinosta ei luonnollisesti voida antaa, mutta vaihtoehdot ovat vähissä perinteisten tiedoksiantotapojen osoittautuessa tehottomiksi.
Kai Haarma
asianajaja, toimitusjohtaja
