Asunto-osakeyhtiölaissa ja isännöitsijäntodistusta koskevassa asetuksessa on listattu asiat, jotka isännöitsijäntodistukseen tulee kirjata. Luonnollisestikaan mainintaa ei kuitenkaan löydy siitä, mitä dokumenttiin voi lisätä pakollisten asioiden päälle. Saako isännöitsijä esimerkiksi kertoa, että eräs osakas häiriköi jatkuvasti naapureita? Entä voiko hän paljastaa, että yhtiöllä on toki vuokratiloja, mutta valtaosa niistä on vuokraamatta?
Pysy faktoissa
Isännöitsijän on syytä pitää mielessä isännöitsijäntodistuksen tarkoitus sekä muistaa, että selkeitä kieltoja tietoihin liittyen tulee muualta kuin asunto-osakeyhtiölaista: esimerkiksi rikoslaista, tietosuojalaista ja EU:n tietosuoja-asetuksesta.
Miten sitten menetellä häirikköosakkaan osalta? Jos ei kirjoita mitään, uusi osakas saattaa pahoittaa mielensä. Jos kirjoittaa, häirikköosakas syyttää pian sinua kunnianloukkauksesta. Asuntoaan myyvä osakas voi puolestaan hermostua myyntiprosessin tarpeettomasta hankaloittamisesta.
Hyvä nyrkkisääntö on pysyä faktoissa. Älä siis jaa isännöitsijäntodistuksessa tietoja, jotka perustuvat kuulopuheisiin, arvailuihin, juoruihin tai hallituksen jäsenen pyyntöön. Kaikkia tuskin pystyy koskaan miellyttämään, mutta ainakin juridisessa mielessä toimit näin melko turvallisilla vesillä.
Varoituksesta voi kertoa, mutta syihin ei kannata pureutua
Laki vaatii, että isännöitsijätodistukseen kirjataan päätös osakehuoneiston ottamisesta yhtiön hallintaan, hallinnan kestoaika sekä tieto siitä, onko osakehuoneisto jo yhtiön toimesta vuokrattu. Mielestäni isännöitsijäntodistukseen voi hyvin kirjata myös sen, jos osakkaalle on annettu hallituksen varoitus hallintaanotosta sekä lainmukainen peruste varoitukselle (esimerkiksi häiritsevä elämä). En kuitenkaan lähtisi tarkemmin listaamaan, mitä häiritsevä elämä tarkalleen sisältää. Yleensä se on näyttökysymys ja perustuu tyypillisesti muiden osakkaiden näkemyksiin. Varoituksen antaminen ja lain yksilöimä peruste ovat kuitenkin neutraaleja faktoja. Itse ajattelen, että tieto voidaan antaa paitsi siitä huoneistosta, josta isännöitsijäntodistusta pyydetään, myös muista huoneistoista.
Entäpä vuokraamattomat tilat, saako niistä kertoa? Tähän voi mielestäni suhtautua samalla tavoin kuin häirikköosakkaan tilanteeseen. Faktat voi halutessaan kertoa. Isännöitsijäntodistukseen voi tarpeen mukaan siis merkitä, mitkä yhtiön vuokratiloista on tällä hetkellä vuokrattuna ja mitkä eivät.
Kuka päättää kirjauksista?
Edellä käsiteltyjä ylimääräisiä tietoja ei ole pakko merkitä isännöitsijäntodistukseen, vaan isännöitsijäntodistuksen antaja päättää itse, miten kussakin tapauksessa menetellään. Asia ei siten ole hallituksen vaan isännöitsijän päätettävissä. Jos todistuksen antaa lain määrittelemissä tilanteissa hallituksen puheenjohtaja, tekee hän tällöin päätöksen itsenäisesti, ei muun hallituksen kanssa.
