Valtakirja on kirjallinen suostumus, jolla osakas valtuuttaa toisen henkilön edustamaan itseään yhtiökokouksessa. Asunto-osakeyhtiölaki ei sisällä valtuutusta koskevia muotomääräyksiä eli myös sähköinen valtakirja yhtiökokoukseen on pätevä. Mitä seikkoja täytyy huomioida, kun kyseessä on esimerkiksi valtakirja sähköpostilla?
Mihin valtakirjaa tarvitaan?
Valtakirjan avulla voidaan valtuuttaa henkilö tekemään oikeustoimia toisen henkilön puolesta ja osoittaa valtuutus kolmannelle osapuolelle. Valtakirja on henkilökohtainen, joten valtuutuksen saaja ei voi siirtää sitä eteenpäin ilman, että valtuuttaja on antanut siihen luvan. Laki varallisuusoikeudellisista oikeustoimista tarjoaa lisää tietoa valtakirjasta.
Tyypillisesti taloyhtiössä tarvitaan valtakirjaa silloin, kun osakas valtuuttaa toisen henkilön käyttämään hänen puhe- ja äänioikeuttaan yhtiökokouksessa. Valtuutusten tarkistaminen ja päätös valtakirjan kelpoisuudesta on viime kädessä yhtiökokouksen puheenjohtajan tehtävä.
Vinkki: Jos et pääse itse osakkaana yhtiökokoukseen, älä jätä oikeuksiasi käyttämättä vaan hyödynnä valtakirjaa ja valtuuta joku puolestasi tähän kokoukseen, jossa päätetään tärkeistä asioista.
Sähköinen valtakirja yhtiökokoukseen
Kun tehdään sähköinen valtakirja yhtiökokoukseen, valtuuttajan on ensinnäkin varmistuttava siitä, että tieto valtuutuksesta saavuttaa oikean tahon, esimerkiksi isännöitsijän. Osakas kantaa oikeudenmenetysten riskin, jos valtuutus ei saavu ajoissa perille. Toiseksi, jotta tieto valtuutuksesta voidaan hyväksyä, valtuuttajan täytyy olla tunnistettavissa sähköpostin tai tekstiviestin perusteella.
Jos tieto valtuutuksesta lähetetään sähköpostitse suoraan valtuutetulle, yhtiökokouksen puheenjohtajan on lähtökohtaisesti se hyväksyttävä – vaikka hänellä itsellään ei olisi varmuutta valtuutuksen antajasta. Edellytyksenä kuitenkin on, että sähköpostivaltuutuksesta käy ilmi sähköpostin lähettäjän osoite ja koko nimi. Samat säännöt pätevät silloinkin, kun osakas lähettää tiedon valtuutuksesta suoraan esimerkiksi puheenjohtajalle tai isännöitsijälle.
Toimiiko sähköinen valtakirja tekstiviestitse tai somessa?
Tekstiviestitse toimitetun valtuutuksen kohdalla tilanne on haastavampi, koska pelkästään puhelinnumero ei yleensä varmenna valtuuttajan henkilöllisyyttä riittävän luotettavasti. Asian voisi mahdollisesti ratkaista siten, että osakas ottaa ensin tunnistautumista varten puhelimitse yhteyttä esimerkiksi puheenjohtajaan tai isännöitsijään välittäen tiedon valtuutuksesta ja lähettää vielä puhelun perään varmentavan tekstiviestin. Koska valtuutukselle ei ole asetettu muotomääräyksiä, voinee varmistusviestin toimitus tapahtua yhtä hyvin Facebook- tai Whatsapp -viestisovelluksen kautta. Kun huomioidaan Facebook-sovelluksen luonne henkilökohtaisena viestintäkanavana, on perustelua harkita sitäkin mahdollisuutta, että sen kautta lähetetty valtuutus osoittaa riittävästi valtuuttajan henkilöllisyyden.
Valtakirjan peruuttamien
Jos halutaan peruuttaa valtuutus, se onnistuu kyllä milloin tahansa ilman tarkempaa syytä. Valtakirjavaltuutuksen peruuttaminen tapahtuu ottamalla valtakirja valtuutetulta pois tai hävittämällä se. Kun valtuutus on annettu määräajaksi, ei sitä tarvitse erikseen peruuttaa, sillä se vanhenee.
Lue sarjan aiempia kysymyksiä:
Yhtiökokous teki päätöksen, voiko sitä muuttaa?
(artikkeli kirjoitettu 18.12.2018)
Kuva: Unsplash
