Kumppaniverkosto ei tarkoita isännöitsijän ja palveluntarjoajien keskinäisiä hämärähommia vaan ajan säästöä ja kustannustehokkuutta taloyhtiölle. Jos luottotekijöistä ja niiden valintaprosessista vaietaan, taloyhtiöissä herää helposti epäluuloja.
Isännöintiyrityksen kumppaniverkosto synnyttää toisinaan keskustelua taloyhtiöiden hallituksissa: miksi juuri tietty tekijä pääsee taas vauhtiin ja onko sitä edes valittu kilpailutuksen kautta? Pahimmillaan pohditaan isännöitsijän ja kumppaneiden välisiä vilunkipelejä.
Palveluliiketoiminnassa kumppaniverkosto on kuitenkin välttämättömyys, joka varmistaa arjen tehokkaan sujumisen. Jos taloyhtiössä reagoitaisiin jokaiseen pieneenkin risahdukseen etsimällä aina uusi ja edullinen tekijä, kaikki työt seisoisivat lopulta kohtuuttoman pitkään. Esimerkiksi kosteusvaurioiden hoidossa aikaa ei ole hukattavissa.
Yritysten kilpailuttaminen on työläs, raskas ja aikaa vievä prosessi. Se ei myöskään tapahdu ilmaiseksi. Siksi jokaisen muutaman päivän korjaustyön takia on turha kuluttaa isännöitsijän resursseja sopivan tekijän hakemiseen.
– Iso plussa jo valmiiksi kilpailutetussa kumppaniverkostossa on se, että isännöintiyritys on ennen valintaa varmistanut kumppaniensa osaamisen ja huomioinut kokonaisuudessa myös taloyhtiöiden sijainnin ja erityistarpeet. Tämä tietysti tarkoittaa taloyhtiölle laadukasta työnjälkeä ja kustannussäästöjä. Lisäksi kumppaneita käytettäessä pienemmästäkin työstä solmitaan kirjallinen sopimus. Se on hyvä asia taloyhtiön kannalta, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallmén sanoo.
Viestintä avainasemassa
Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n asianajaja Marina Furuhjelm kertoo, että heillekin tulee välillä tiedusteluita kumppaniverkostoista asiakkaiden hallitusten kautta.
– Silloin on olennaista, että isännöintiyritys pystyy kertomaan selkeästi, miksi tietty yritys on valikoitunut hankkeeseen ja miten kumppaneiden valinnassa on konkreettisesti huolehdittu kilpailutuksesta ja taloyhtiön edusta, Furuhjelm muistuttaa.
Sallménin mukaan isännöintiyritykset toimivat kumppaniverkoston rakentamisessa oikeilla pelisäännöillä, mutta verkoston hyötyjä tai kumppaneiden valintaprosessia ei aina osata, saati muisteta avata asiakkaille ymmärrettävästi.
– Kumppaneista kannattaa kertoa isännöintiyrityksen verkkosivuilla ja muissa viestinnän kanavissa. Asia on hyvä nostaa esille myös siinä vaiheessa, kun tekijää tarvitaan. Joskus taloyhtiön puheenjohtaja haluaa tehdä lopullisen valinnan kumppaneiden joukosta. Avoimuus ja hyvä keskusteluyhteys hälventävät epäluuloja ja vahvistavat luottamusta isännöintiyrityksen osaamiseen, Sallmén kertoo.
Erityistapauksissa viestintä nousee vielä tärkeämpään rooliin. Jos vaikka isännöintiyrityksen osakas on osakkaana myös remonttitöitä tekevässä kumppanina olevassa yrityksessä, sidottuisuudet täytyy tuoda selkeästi asiakkaiden tietoon.
Parhaat valikoituvat kilpailutuksen kautta
Isännöintiyrityksen kumppaniverkosto valikoituu noudattamalla yleisiä kilpailuttamisen periaatteita. Tarjouksia pyydetään tai neuvotteluja käydään useiden toimijoiden kanssa ja niiden joukosta haarukoidaan ne, jotka palvelevat yrityksen asiakaskuntaa parhaalla mahdollisella tavalla. Kumppaneina voi olla useita samalta toimialalta — isoihin urakoihin tai pienempiin korjaustöihin erikoistuneita. Yhteistyön pohjaksi laaditaan puitesopimus, jossa määritellään hinnat ja muut yksityiskohdat.
Näin kumppaniverkoston rakentaminen etenee käytännössä:
- Asiakastaloyhtiöiden tarpeiden määrittely: mm. taloyhtiöiden sijainti, kunto ja koko.
- Sopivien yritysten haarukointi kentältä ja niihin tutustuminen.
- Tarjouspyynnön/esittelymateriaalin koostaminen ja lähettäminen useammalle yritykselle.
- Suositusten kartoittaminen.
- Saapuneiden tarjousten/yhteydenottojen läpikäynti ja vertailu (katsotaan kokonaisuutta, ei pelkkiä hintoja).
- Lupaavimpien palvelutarjoajien haastattelu ja sopimusneuvottelut.
- Valitaan yritykset ja allekirjoitetaan puitesopimukset.
- Avoin viestintä kumppaniverkostosta taloyhtiöille.
