EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) vaatii yrityksiltä tiedonhallintakäytäntöjen päivittämistä. Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy on mukana pilottihankkeessa, jonka tavoitteena on sujuvoittaa isännöintiyritysten tiedonhallintaa.
Espoon Matinkylän Huolto Oy:ssä on valmistauduttu toukokuussa voimaan astuvaan EU:n tietosuoja-asetukseen hyvissä ajoin. Parhaillaan on käynnissä pilottihanke, jossa asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy kehittää isännöintiyrityksen tietosuojaprojektista helppoa mallia. Mukana on myös järjestelmätoimittaja Talokeskus.
Tietosuoja-asiat haltuun -palvelussa lakimies tekee isännöintiyritykselle alkukartoituksen ja toimenpide-ehdotuksen sekä ohjeet henkilökunnalle. Palvelu sisältää myös tarvittavien tietosuojaselosteiden laatimisen ja koulutuksen henkilökunnalle.
– Kun tietosuojakartoitus ja tarvittava dokumentaatio saadaan laadittua, isännöintiyritykselle jää vain uusien käytäntöjen ylläpito, lakimies Kai Haarma sanoo.
Kerää tiedot kaikista rekistereistä viimeistään nyt
Uuteen tietosuoja-asetukseen valmistautuminen edellyttää isännöintiyritykseltä kattavaa ja huolellista pohjatyötä. Jokaisen on itse kerättävä tiedot kaikista rekistereistä, joita se ylläpitää kumppaniensa kanssa ja mietittävä, mikä tieto kuuluu kenellekin.
Haarma uskoo, että malliprojektin jälkeen asianajotoimistoa tarvitaan seuraavien asiakkaiden kanssa korkeintaan pari päivää yritystä kohden. Se kuitenkin vaatii, että kartoitus on yrityksessä jo hyvällä mallilla.
– Tärkeintä on aloittaa tiedon kerääminen heti. Toukokuun deadlineen ehtii vielä huhtikuussakin, edellyttäen, että kartoitus on siihen mennessä tehty, Haarma muistuttaa.
Yhtä tärkeää kuin käytäntöjen kuvaaminen on niiden noudattaminen jatkossa, Haarma muistuttaa.
Tietosuoja-asiat haltuun -palvelu on tarjolla Isännöintiliiton jäsenyrityksille. Lue pilottihankkeesta tarkemmin 30.1. ilmestyvästä Isännöintiliiton Isännöinti-lehdestä.
