Kevään yhtiökokouskausi on kohta kiivaimmillaan. Ennen kokousta kannattaa uhrata hetki sen miettimiselle, mistä koostuu hyvä kokous. Tässä on minun listani, oletko samaa mieltä?
- Varaa aikaa valmistelulle
Onnistunut yhtiökokous alkaa oikeanlaisella valmistautumisella. Hallituksen ja isännöitsijän huolella valmisteleman yhtiökokouksen kutsusta ilmenee selvästi, mitä kokouksessa on tarkoitus päättää ja mitkä ovat hallituksen päätösehdotukset. Hyvin valmistellun asian käsittely on jouhevaa ja päätökset syntyvät mutkattomasti. Osakkaan kannalta valmistautuminen kokoukseen on niin ikään helppoa, jos kutsu on toimitettu ajoissa, sen sisältö on selkeä ja siinä on mukana tarpeellinen tieto asiaan perehtymiseksi.
- Yhtiökokous vaatii hyvän vetäjän
Yhtiökokouksen puheenjohtajalla on suuri merkitys kokouksen sujuvuuteen. Puheenjohtajan rooli korostuu suurissa yhtiöissä, joissa on paljon yhtiökokousosallistujia sekä hankalissa tai riitaisissa kokouksissa. Puheenjohtajan tulee pyrkiä toimimaan puolueettomasti. Hyvä puheenjohtaja jakaa puheenvuoroja tasapuolisesti, varmistaa, että asian käsittely edistyy ja että päätöksenteko sujuu lain mukaisesti.
Tehtävä ei ole aivan yksinkertainen, sillä yhtiökokouksessa saattaa tulla monenlaisia yllättäviä ehdotuksia ja tilanteita vastaan. Jotkut asiat käyvät kovasti osallistujien tunteisiin. Moni yhtiökokouksen moitekanne on saanut alkunsa sellaisesta yhtiökokouksesta, jossa ihmiset ovat puhuneet tai huutaneet toistensa päälle eikä lopuksi ole jäänyt edes selvää käsitystä siitä, mitä on päätetty.
Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on hyvä muistaa, että yhtiökokouksen puheenjohtajaksi ei ole pakko valita aina hallituksen puheenjohtajaa tai edes jäsentä, jos nämä eivät koe kokouksen puheenjohtajan tehtävää mieleiseksi. Hallituksen ulkopuolinen puheenjohtaja – oli hän sitten puheenjohtajana toimimiseen perehtynyt osakas, asukas tai tilattu ammattilainen – voi olla toimiva ratkaisu.
- Kunnioita muiden mielipiteitä
Kolmas asia, joka tekee kokouksesta onnistuneen, on hyvä ilmapiiri ja toisten ihmisten ja näiden mielipiteiden kunnioittaminen. Yhtiökokouksissa on tavallista, että mielipiteitä on monia. Ehdotusten ja argumenttien asiallinen ja rauhallinen esittäminen on kuitenkin rakentavampaa kuin huutaminen ja haukkuminen. Ilmapiiriin kaikki osallistujat voivat vaikuttaa. Pidetään siis tämä mielessä, kun suunnataan kohti kevään kokousta!
Annika Kemppinen
Asianajaja
