Taloyhtiöiden yhtiökokoukset ovat tilaisuuksia, joissa voi sattua ja tapahtua yllättäviäkin asioita. Kokouksen sujuvuus ja tuloksellisuus riippuvat pitkälti huolellisesta valmistelusta ja realistisesta ajankäytön suunnittelusta.
Olen toiminut puheenjohtajana, asiantuntijana tai osallistujana sadoissa kokouksissa. Osa on ollut varsin eleettömiä, kun taas toiset ovat tarjonneet vauhtia ja vaarallisia tilanteita. Pari kertaa olen joutunut kutsumaan poliisin paikalle, kun osallistujien tunteet kävivät liian kuumina, ja ainakin kerran paikalle on pitänyt hälyttää ambulanssi sairauskohtauksen vuoksi.
Onneksi nämä ovat poikkeustilanteita. Huomattavasti yleisempiä ongelmia yhtiökokouksissa tuottaa ajankäyttö. Keskustelut ja äänestäminen vievät aikaa, jota ei läheskään aina ole varattu riittävästi. Joskus osakkailta tulee vastaehdotuksia, joista myös tulee äänestää. Ajankäytön ongelmat korostuvat, jos hallituksen ehdotuksia ei ole valmisteltu huolella.
Kokoustamista pihamaalla iltahämärässä
Ennätykseni lienee hieman yli kuusi tuntia kestänyt kokous. Voin taata, että harva osakas pystyy enää siinä vaiheessa tekemään järkeviä päätöksiä. Useimmiten kokouspaikoissa on takaraja tilojen käytölle, jolloin kokouksen venähtäessä joudutaan käytännössä keskeyttämään tilaisuus ja siirtämään loput asiat myöhemmin pidettävään jatkokokoukseen.
Onpa kerran käynyt niin, että kokouksen kestäessä huomattavasti arvattua pidempään, jouduimme kiireellä poistumaan kokoustilana toimineesta koulusta ennen kuin hälytykset kytkettiin päälle. Koska olimme pitkän kokouksen aivan loppumetreillä, jatkokokousta ei nähty tarkoituksenmukaiseksi. Sen sijaan siirryimme koulun pihamaalle hämärtyneeseen iltaan käsittelemään kokouksen viimeiset kohdat. Tunnelma oli tiukan kokouksen jälkeen taittunut jo rennommaksi ja taidettiinpa tämä seisten ulkoilmassa vedetty kokouksen loppu ikuistaa valokuvin kyseisen taloyhtiön historiikkiinkin.
Mieti, mihin kaikkeen aika riittää
Pitkät ja uuvuttavat maratonkokoukset eivät ole tavoiteltavia. Jotta yhtiökokouksessa ehditään käsitellä asiat asianmukaisesti ja keskustelulle sekä tarvittaessa äänestyksille jää aikaa, hallituksen ja isännöitsijän on syytä kokousta suunnitellessaan arvioida realistisesti ajankäyttöä.
Jos yhtiössä on vireillä monenlaisia hankkeita, ainakaan kovin montaa näistä ei kannata sisällyttää varsinaisen yhtiökokouksen yhteyteen. Yhdessä kokouksessa tuskin saadaan käsiteltyä muiden kokousaiheiden ohella autopaikkasääntöjä, linjasaneerausta, tontin osan myyntiä, tupakointikiellon hakemista ja uutta pihasuunnitelmaa koskevia päätöskohtia. Ylimääräinen yhtiökokous on usein fiksumpi vaihtoehto.
Vinkit hallitukselle ja isännöitsijälle sujuvan ja ajankäytöltään tehokkaan yhtiökokouksen järjestämiseen:
- Valmistele asiat ja hallituksen päätösehdotuksen muotoilu huolella kokouskutsuun.
- Jaa tarvittaessa kokouksen asiat erillisiin kokouksiin.
- Tarkista etukäteen kokouspaikan sulkemisaika ja mahdollisuus joustoon.
Annika Kemppinen
asianajaja
