Todisteellinen tiedoksianto voidaan tehdä sähköisesti, kunhan viestin vastaanottaminen ja avaaminen pystytään osoittamaan. Tämä vaatii tiedon lähettäjältä tarkkuutta ja oikeita työkaluja.
Korkein oikeus antoi kesällä 2024 ratkaisun tapauksessa, jossa käsiteltiin sähköpostitse tehtyä tiedoksiantoa (KKO 3.7.2024 nro 1099). Käräjäoikeus oli antanut yksipuolisen tuomion, jolla henkilö velvoitettiin maksamaan yritykselle kuluttajaluottosopimukseen perustuvia saatavia. Tuomio toimitettiin salatun sähköpostin liitteenä, ja salasana viestin avaamiseen lähetettiin erillisellä tekstiviestillä. Viestin avauksesta tallentui järjestelmään automaattinen lukukuittaus.
Lähes vuoden kuluttua tuomion lähetyspäivästä henkilö haki takaisinsaantia eli tuomion uudelleen käsittelyä. Hän vetosi siihen, ettei ollut pystynyt avaamaan liitettä eikä koskaan antanut suostumustaan sähköiseen tiedoksiantoon. Yritys puolestaan katsoi, että takaisinsaantihakemus oli tehty liian myöhään, koska toinen osapuoli oli avannut viestin, jonka liitteenä tuomio oli ollut. Yritys vaati, että takaisinsaantihakemus jätetään tutkimatta.
Takaisinsaantihakemus on tehtävä kirjallisesti 30 päivän kuluessa siitä, kun hakija on todisteellisesti saanut
tiedon yksipuolisesta tuomiosta.
Käräjäoikeus hyväksyi yksityishenkilön hakemuksen, mutta hovioikeus katsoi, että todisteellinen tiedoksianto oli tapahtunut sähköpostin avauksessa. Koska automaattinen lukukuittaus vahvisti tiedoksiannon, suostumuksen puuttumisella ei ollut asiassa merkitystä. Hovioikeus totesi, että tiedoksi antajalla ei ollut velvollisuutta todistaa, että henkilö todella tutustui tuomioon. Sen sijaan riitti, että hänellä oli mahdollisuus tehdä niin. Lisäksi ratkaisussa oli oleellista, että viestin vastaanottaja olisi voinut ottaa yhteyttä lähettäjään liitteen avaamiseen liittyvien mahdollisten ongelmien selvittämiseksi.
Koska takaisinsaantihakemus oli tehty liian myöhään, hovioikeus kumosi käräjäoikeuden päätöksen ja jätti hakemuksen tutkimatta. Korkein oikeus piti hovioikeuden ratkaisun voimassa, ja yksipuolinen tuomio jäi voimaan.
Ratkaisu tuo selkeyttä tiedoksiantojen laillisuuteen
Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n asianajaja Marina Furuhjelmin mukaan ratkaisu osoittaa sähköisen tiedoksiannon olevan laillinen ja riittävä, kunhan sen todisteellisuus on varmistettavissa. Toisin sanoen viestin lähettäjän on pystyttävä luotettavasti todistamaan sekä tiedoksiannon sisältö että se, että vastaanottaja on saanut sen.
Taloyhtiöissä ja vuokraustoiminnassa todisteellista tiedoksiantoa tarvitaan muun muassa hallintaanottopäätöksissä, varoituksissa ja vuokrasopimusten irtisanomis- tai purkamisilmoituksissa.
Haastemiehen käyttö on perinteinen ja luotettava tapa varoitusten ja irtisanomisilmoitusten toimittamiseen vastaanottajalle, mutta sen miinuspuolena pidetään hitautta.
– Varoitusten ja irtisanomisilmoitusten tiedoksiannossa ei kuitenkaan tarvitse käyttää haasteen tiedoksiantotapaa, vaan muukin todisteellinen tiedoksiantotapa on riittävä, Olennaista on, että jälkikäteen voidaan todistaa milloin ja kenelle asiakirja on annettu tiedoksi, Furuhjelm sanoo.
Sähköinen tiedoksianto – valttina nopeus
Furuhjelm täsmentää, että pelkkä tavallisen sähköpostin lähettäminen ja automaattinen kuittaus eivät riitä todisteelliseksi tiedoksiannoksi. Tällöin ei saada varmuutta siitä, kuka viestin on tosiasiassa lukenut.
– Todisteellisuus edellyttää tunnistautumista, kuten salasanan, tunnusluvun tai tekstiviestikoodin käyttöä viestin avaamisessa. Lisäksi viestin sisällön tulee olla otsikossa selkeästi ilmaistu, esimerkiksi ”Hallintaanottovaroitus”, Furuhjelm sanoo.
Hän muistuttaa, että sähköiset käytännöt kehittyvät jatkuvasti ja korkeimman oikeuden ratkaisu osoittaa, että oikeus tunnustaa nykyisin uusia järjestelmiä ja tiedoksiantotapoja.
– Sähköinen tiedoksianto on pätevä vaihtoehto, joka tarjoaa kustannussäästöjä ja nopeuttaa prosesseja. Tämä on erityisen tärkeää tilanteissa, joissa aikataulu on kriittinen. Näin on esimerkiksi hallintaanottopäätösten antamisessa tai sopimusten purkamisessa.
Keinot tiedoksiannon toimittamiseen – plussat ja miinukset
Haastemies:
Luotettava mutta usein aikaa vievä toimenpide.
Saantitodistuskirje:
Vastaanottaja allekirjoittaa todistuksen, joka palautetaan lähettäjälle. Todiste tiedoksiannon tapahtumisesta on kiistaton, mutta prosessi on hitaampi kuin sähköiset menetelmät. Se voi myös viivästyä, jos vastaanottaja ei ole tavoitettavissa. Takeita ei ole myöskään siitä, että kirje saadaan perille.
Sähköinen tiedoksianto:
Nopein ja kustannustehokkain vaihtoehto, kun käytössä on luotettava järjestelmä, kuten salattu sähköposti, joka mahdollistaa vahvan tunnistautumisen ja lukukuittauksen. Vaatii kuitenkin erityistä tarkkuutta ja asianmukaisen järjestelmän.
Henkilökohtainen luovutus:
Asiakirjat toimitetaan suoraan vastaanottajalle esimerkiksi vuokranantajan tai isännöitsijän toimesta. Menetelmä on nopea ja yksinkertainen, mutta vaatii vastaanottajan tavoittamisen. Todisteellinen tiedoksianto edellyttää kirjallista vahvistusta vastaanotosta. Jos vastaanottaja kieltäytyy kuittaamasta kirjettä vastaanotetuksi, mukana tulisi olla puolueeton todistaja, joka voi tarvittaessa vahvistaa, kenelle ja milloin kirje on luovutettu.
Kirjattu kirje hallintaanotossa, kun vastaanottajaa ei tavoiteta:
Kirjattu kirje ei yksin riitä tiedoksiantotapana. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallintaanottovaroituksen ja päätöksen tiedoksiannossa voidaan toissijaisena keinona käyttää kirjattua kirjettä tilanteessa, jossa osakkeenomistajaa tai vuokralaista tai osakehuoneistossa asuvaa muuta käyttöoikeuden saanutta ei yrityksistä huolimatta ole tavoitettu, Varoituksen katsotaan tulleen tietoon seitsemäntenä päivänä siitä, kun kirje on annettu postin kuljetettavaksi. Käytännössä ensivaiheessa on kuitenkin käytettävä muuta tiedoksiantotapaa. Kun esimerkiksi haastemies antaa estetodistuksen, voi varoituksen toimittaa kirjattuna kirjeenä.
Kuva: Shutterstock
