Det är styrelsens uppgift att besluta om att sammankalla bolagsstämman samt om vilka ärenden som ska behandlas vid mötet. Vad bör styrelsen ta hänsyn till i förväg för att mötet ska flyta smidigt och i god anda? Här är fem tips för förberedelserna.
Gå igenom materialen tillsammans med disponenten
En av styrelsens viktigaste uppgifter i början av året är att besluta om tidpunkten för bolagsstämman och att planera dagordningen för mötet tillsammans med disponenten. Om det finns planer på reparationer i fastigheten bör dessa förberedas och finansieringsförslagen också tas upp på dagordningen. Det kan i gå flera veckor mellan styrelsens bokslutsmöte och bolagsstämman, så det lönar sig för styrelsens medlemmar att gå igenom allt väsentligt material innan mötet. Det är absolut inte lämpligt att börja bläddra i dokumenten när mötet redan pågår. Noggrann förberedelse säkerställer att bolagsstämman flyter smidigt. Läs här om vilka ärenden som ofta väcker frågor under bolagsstämmoperioden.
Fundera över en gemensam linje och förbered er på frågor
En noggrann förberedelse innebär att styrelsens medlemmar är överens om hur ärenden ska hanteras. Diskutera igenom ärendena i förväg, kontrollera de viktigaste siffrorna och förbered er på frågor. Styrelsen måste ha en tydlig gemensam uppfattning om ärendena, eftersom inre meningsskiljaktigheter och konflikter snabbt underminerar förtroendet. När dagordningen innehåller utmanande ämnen är det lämpligt att lista de viktigaste frågorna med tillhörande svar som förmodligen kommer att väcka diskussion. Dessutom är det rekommenderat att styrelsens medlemmar på förhand bestämmer vem som ska svara på frågor om respektive ämne.
Överväg i god tid valet av ny styrelse
På den ordinarie bolagsstämman väljs vanligtvis en ny styrelse för nästa verksamhetsperiod. Den nuvarande styrelsen bör säkerställa i förväg att det finns entusiastiska nya medlemmar eller erfarna veteraner på mötet. Om det står inför en stor renovering är det bra att få in personer i styrelsen som har erfarenhet och kunskap om ämnet, kanske genom sitt arbete. Det är också värt att locka med investeraraktieägare för att få en så bred synvinkel som möjligt. Dessutom har åldersfördelningen betydelse. Det är alltid positivt att ha med människor i olika åldrar i styrelsen. Kom dock ihåg att den bästa motiveringen för att vara medlem i styrelsen är viljan och det äkta intresset att aktivt påverka förbättringen av husbolagets verksamhet. Vill du bli medlem i styrelsen? Läs mer här.
Kom ihåg att bolagsstämman inte är en plats för långa utläggningar
En noggrann förberedelse gör det möjligt att genomföra bolagsstämman på ett förnuftigt sätt. Styrelsens ordförande har en avgörande roll i detta om han eller hon också är ordförande för bolagsstämman. Ordföranden bör vara uppmärksam på att diskussionen inte spårar ur för mycket. Han eller hon kan också begränsa deltagarnas talartid om det finns risk för att mötet drar ut på tiden. Läs mer här om de olika rollerna för deltagarna i bolagsstämman.
Bolagsstämman behöver inte vara en tråkig tillställning
I många husbolag hålls möten och bolagsstämmor i en trist lokal i ett dammigt källarhörn. Kanske kan det göras annorlunda i år? Ramarna spelar stor roll för hur människor kan koppla av och engagera sig i diskussionen. Finns det till exempel en mer lämplig plats i närheten där mötet kan hållas? Ett café eller kanske skolans auditorium? Det är också värt att tänka på serveringen. Enkla saker som färska bullar till de boende är ett enkelt sätt att glädja dem.
Om ni vet att det kommer att vara en utmanande bolagsstämma där det exempelvis ska beslutas om ett stort renoveringsprojekt, är det värt att ta med en expert inom fastighetsjuridik till tillfället. Vi kan hjälpa husbolag genom att agera som expert vid bolagsstämman eller vid behov som mötesordförande.
Bild: Shutterstock
