Kiinteistönhoitopalveluiden kilpailutukseen ei kannata lähteä ilman päteviä perusteita. Prosessi vaatii tarkkuutta, tavoitteita ja nykyisen tilanteen huolellista tarkastelua.
1. Miettikää tarkasti, onko vaihto varmasti tarpeen
Taloyhtiön hallituksen kannattaa selvittää huolella kaikki syyt huoltoyhtiön vaihtoon. Onko esimerkiksi palvelun laadussa ylitsepääsemättömiä ongelmia vai onko hinta kohonnut vuosien mittaan kipurajalle? Muista, että ennen kilpailutusta kannattaa käydä perusteellinen ja avoin kehityskeskustelu nykyisen toimijan kanssa. Palveluntoimittajia ei kannata missään nimessä kilpailuttaa turhaan.
2. Olisiko viisaampaa vain tehdä muutoksia nykyiseen sopimukseen?
On hyvä muistaa, että useimmiten huoltosopimuksia on yhteistuumin mahdollista muuttaa. Tämä voi olla taloyhtiölle jopa edullisin ja helpoin ratkaisu. Tavallisesti muutostarpeet liittyvät palvelujen sisältöön. Kiinteistöön on saattanut vaikkapa tulla tarvetta sellaisille huoltotehtäville, esimerkiksi siivouksen tai lumitöiden osalta, joista ei ollut vielä tietoa sopimusta laadittaessa. Jos kiinteistönhoitosopimus tuntuu epämääräiseltä ja lisälaskutus herättää kysymyksiä, muutossopimus kannattaa ehdottomasti ottaa esille.
3. Älkää takertuko ajatukseen rahallisista säästöistä
Pelkkä euromäärien laskeskelu ei välttämättä ratkaise ongelmia nykyisen huoltoyhtiön kanssa. Vikapolulle lähdetään varsinkin silloin, kun taloyhtiö tavoittelee nykyistä laajempia palveluja entistä halvemmalla hinnalla. Laatu yleensä maksaa, eikä tärkeissä kiinteistönhuoltopalveluissa, esimerkiksi turvallisuuteen liittyvissä tehtävissä, kannata välttämättä säästää.
4. Tunnistakaa taloyhtiön tarpeet
Taloyhtiön ja huoltoyhtiön välillä olennaisista on tarpeiden ja tarjonnan kohtaaminen. Siksi ihan ensimmäisessä vaiheessa taloyhtiön tulee tunnistaa, mitä palveluita se tarkalleen ottaen tarvitsee. Palvelut ja mahdolliset kehitystarpeet nykyiseen kiinteistönhuoltoon nähden kannattaa myös listata tärkeysjärjestykseen. Palveluntuottajaehdokkaiden laatimiin palvelukuvauksiin kannattaa tutustua huolella. Kysykää ja keskustelkaa kuvausten sisällöistä.
5. Tukeutukaa tarvittaessa ammattilaisen apuun
Osalla taloyhtiöistä kilpailutuksen hoitaa isännöitsijä, joka on ammattilainen työssään. Sitten on niitä, etenkin pieniä taloyhtiöitä, joiden lähipiiristä ei löydy kilpailutukseen vaadittavaa osaamista. Jos kilpailutuksesta ei ole kokemusta, tärkeät näkökulmat saattavat jäädä pimentoon eikä lopputulos muodostu taloyhtiön edun mukaiseksi. Punnitkaa siis osaamisenne sopimusasioissa ja palkatkaa tarpeen vaatiessa työhön ammattilainen, joka tuntee kiinteistönhoidon kilpailutusprosessin. Lue tästä, mitä sopimuksen tulee pitää sisällään talvikunnossapidon osalta.
