Taloyhtiön avainturvallisuus on asia, jonka äärelle hallituksen kannattaa pysähtyä aika ajoin. Riskit kannattaa kartoittaa etenkin silloin, kun taloyhtiö huolehtii itse avaimen säilytyksestä.
Lukitusjärjestelmä kuuluu rakennuksen perusjärjestelmiin, joten viime kädessä taloyhtiö vastaa yleisavaimesta. On hyvä muistaa, että kyseessä on iso vastuu, johon kietoutuu turvallisuus- ja talousriskejä. Taloyhtiö voi ulkoistaa yleisavaimen säilytyksen tai huolehtia siitä itse.
Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole erityisiä avaimiin liittyviä säännöksiä. Tyypillisesti yhtiön asioita hoitava isännöintiyritys ulkoistaa yleisavaimen säilytyksen huoltoyhtiölle tai lukkoliikkeelle.
Avain taloyhtiön hallussa
Jos taloyhtiöllä ei ole isännöitsijää, avainhallinnan organisointi jää hallituksen tehtäväksi. Toisinaan isommissakin yhtiöissä hallitus haluaa pitää itse huolen avaimesta. Kun avain on talossa, tulee sen säilyttämisessä ja käytössä noudattaa erityistä huolellisuutta. Suositeltavaa on, että yksi hallituksen jäsen nimitetään avainhallinnasta vastaavaksi henkilöksi. Lisäksi vakuutuksesta kannattaa tarkistaa avainten säilytystä käsittelevät kohdat ja varmistaa, että asiassa toimitaan oikein.
Yleisavaimiin liittyy ensinnäkin riski niiden hukkumisesta. Pahimmillaan tuuliajolle joutunut avain päätyy väärän henkilön käsiin ja lopulta rikolliseen käyttöön.
– On erityisen tärkeää, että avaimeen ei kiinnitetä esimerkiksi osoitteen sisältäviä tunnisteita, joiden avulla sen voisi yhdistää tiettyyn rakennukseen, Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n asianajaja Jaana Sallmén muistuttaa.
Markkinoilla on saatavilla erilaisia avainhallintapalveluita yhtiöiden avuksi. Saatavissa on myös sähköisiä lukitusjärjestelmiä, joilla voidaan helposti ja nopeasti hallinnoida yhtiön avaimia.
– Järjestelmän avulla esimerkiksi kadonnut avain voidaan poistaa käytöstä sähköisesti ilman, että lukkoja tarvitsee sarjoittaa. Tämä vähentää merkittävästi avainten katoamiseen liittyviä riskejä, Sallmén kertoo.
Säilytä avain lukitussa paikassa ja pidä sen käytöstä kirjaa
Kun hallitus päättää huolehtia yleisavaimesta, selkeä kirjanpito on keskeistä. Siitä tulee ilmetä, mihin taloyhtiön tiloihin milläkin avaimella pääsee ja missä eri avaimia säilytetään.
– Kirjanpitoon on aiheellista merkitä, kenelle tietty avain on lainattu ja milloin. Luonnollisesti tärkeää on aina varmistaa, että avain palautuu yhtiölle sovitussa ajassa, Sallmén muistuttaa.
Tärkeää on myös se, että avaimia säilytetään lukitussa ja turvallisessa paikassa, johon asiattomat tahot eivät pääse käsiksi.
– Oikeastaan kaikenkokoisissa taloyhtiöissä on suositeltavaa pohtia palvelun hankkimista avainhallinnan järjestämisessä. Pienessä yhtiössä turvallisen ja toimivan ovenavauspalvelun toteuttaminen omin voimin voi nimittäin olla yllättävänkin hankalaa. Taloyhtiöissä kannattaa etenkin isojen remonttien jälkeen uusia ikiaikaisen lukitus, sekä selvittää tässä yhteydessä myös sähköiseen lukitusjärjestelmään siirtymistä, Sallmén pohtii.
Apua, avain unohtui!
Tyypillisesti taloyhtiöille ovenavauspalvelua tarjoavat isot huoltoyhtiöt hyödyntävät ovenavauksessa väestötietojärjestelmän osoitetietoja, jolloin ovi avataan vain väestörekisterin mukaan talossa asuvalle. Pienemmät vastaavaa palvelua tarjoavat toimijat saattavat toimia taloyhtiöltä saatujen asukaslistojen varassa.
– Jos ovenavauspalvelu on hoidettu jälkimmäisellä tavalla, kannattaa hallituksen säännöllisesti muistuttaa asukkaita ilmoittamaan tietonsa, jotta avaimen unohtuessa kotiin pääsy hoituu ongelmitta Sallmén pohtii.
Oletko törmännyt ongelmiin yleisavaimen säilytyksessä? Kerro meille kokemuksistasi: asiakaspalvelu@kak-laki.fi
Kuva: Unsplash
